CONTROL DE ASISTENCIA SUNAFIL

El control de asistencia laboral no es simplemente una formalidad administrativa. Para SUNAFIL (Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral del Perú), representa una prueba clave del vínculo laboral y del cumplimiento de la jornada legal. Por tanto, llevar este registro de manera incorrecta puede acarrear graves consecuencias económicas, legales y reputacionales para las empresas, sin importar su tamaño. Veamos en profundidad qué tipo de sanciones se aplican, cómo se calculan y qué implicancias tienen para el ecosistema gerencial. 📌 1. El marco legal que respalda las sanciones SUNAFIL se basa principalmente en el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado mediante D.S. N.º 019-2006-TR y sus modificatorias. En él se establecen las infracciones y sanciones relacionadas con los registros de jornada y asistencia. Según este reglamento: No llevar el control de asistencia de los trabajadores es una infracción muy grave. Llevarlo de manera incompleta, inexacta o alterada se considera infracción grave o muy grave, dependiendo del caso.

📌 2. Tipos de sanciones y su gravedad SUNAFIL clasifica las infracciones en tres niveles: a. Infracción leve Relacionada con faltas de forma o de documentación no esencial. No suele aplicarse en el caso de control de asistencia. b. Infracción grave Por ejemplo: registrar asistencia, pero con errores recurrentes, omisiones, falta de firma del trabajador, uso de formatos no admitidos, horarios incompletos, etc. c. Infracción muy grave Aplicable cuando directamente no se lleva el registro de asistencia, se falsifican datos o se evidencia manipulación del sistema para encubrir jornadas, ausencias o pagos.

📌 3. Montos de las multas: ¿Cuánto puede costarle a una empresa? El monto de la multa dependerá de: El tipo de infracción (grave o muy grave). El número de trabajadores afectados. El tamaño de la empresa (micro, pequeña, mediana o gran empresa).

📌 4. Ejemplos reales que todo gerente debería conocer Caso 1: Empresa de manufactura Una empresa mediana fue sancionada con más de S/ 70,000 soles por registrar asistencia con hojas en Excel sin firma, sin respaldo biométrico ni trazabilidad. SUNAFIL consideró que no había garantía de veracidad. Caso 2: Restaurante en Lima SUNAFIL encontró que los horarios registrados estaban todos iguales, sin variaciones, lo que evidenció una posible falsificación. La multa superó los S/ 40,000 soles.

📌 5. Impactos colaterales de las sanciones El problema no es solo el dinero. El impacto real para la gerencia es más amplio: Pérdida de reputación institucional. Aumento del riesgo legal en caso de demandas por despido, horas extras o beneficios. Suspensión temporal de actividades, si se demuestra fraude reiterado. Investigaciones por parte del Ministerio de Trabajo, que pueden derivar en otras sanciones complementarias. Pérdida de licitaciones, si se demuestra incumplimiento laboral en proveedores del Estado.

📌 6. ¿Qué considera SUNAFIL como un control incorrecto? Para SUNAFIL, los siguientes aspectos pueden motivar sanciones: No marcar ingreso y salida. Firmas en blanco o no firmadas. No llevar un archivo histórico (de 5 años). Utilizar un formato no autorizado. Sistemas digitales sin trazabilidad ni respaldo. Ausencia de política interna sobre el uso del control. Manipulación de registros por parte de supervisores o trabajadores.

📌 7. Cómo prevenir sanciones desde la gerencia La gerencia debe asumir un rol proactivo y preventivo: Implementar un sistema confiable de control: biométrico, con respaldo en la nube y auditoría. Capacitar al personal sobre la importancia del registro diario y correcto. Auditar internamente cada mes los registros, cruzándolos con nómina. Mantener políticas claras y comunicarlas por escrito. Consultar con abogados laborales cada año para asegurar que los registros cumplan la ley vigente.

📌 8. Reflexión final: el verdadero costo del incumplimiento Un gerente con visión estratégica entiende que la multa es solo la punta del iceberg. El verdadero riesgo está en que la falta de control de asistencia puede invalidar la defensa de la empresa ante SUNAFIL o ante los tribunales laborales. Esto abre la puerta a demandas por horas extras, beneficios no pagados o despidos improcedentes. Invertir en un sistema transparente, moderno y alineado con la normativa no es un gasto, es una decisión gerencial inteligente que protege el patrimonio, la reputación y la operatividad de la organización.

El registro de asistencia laboral, más allá de ser una herramienta operativa, se ha convertido en un documento con valor probatorio y legal frente a inspecciones de SUNAFIL, reclamos de trabajadores e incluso procesos judiciales. Es, en esencia, una evidencia viva del cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa. Desde una mirada gerencial, saber exactamente qué debe contener un registro válido no es solo una necesidad administrativa, sino una responsabilidad estratégica. Una falla puede costar cientos de miles de soles y comprometer la integridad del área de Recursos Humanos. Veamos punto por punto qué elementos exige SUNAFIL para considerar que el control de asistencia es válido, confiable y cumple con la ley peruana. 📌 1. Fundamentación legal del requerimiento SUNAFIL se apoya en diversas normas para exigir un control riguroso del tiempo de trabajo: D.S. N.º 003-97-TR (Texto Único Ordenado de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo) D.S. N.º 019-2006-TR (Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo) Lineamientos complementarios de SUNAFIL en manuales y directivas internas La ley exige que todo empleador mantenga un registro confiable y accesible de la jornada de trabajo diaria de cada colaborador.

📌 2. Elementos obligatorios que debe contener el registro a. Identificación del trabajador Debe figurar el nombre completo, documento de identidad y, de ser posible, el código interno o área de trabajo. Esto evita confusiones y personaliza el control.

b. Fecha del registro Cada día trabajado debe estar registrado individualmente. No son válidas hojas mensuales sin desglose diario.

c. Hora de ingreso y hora de salida Ambos momentos deben estar claramente marcados, sin tachaduras ni espacios en blanco. Si se registra solo el ingreso (o solo la salida), el documento se considera incompleto.

d. Firma del trabajador (para registros manuales) Si se utiliza un formato físico (papel), cada trabajador debe firmar o rubricar su ingreso y salida. En registros digitales, esta firma puede reemplazarse por sistemas biométricos o login con usuario y contraseña, siempre que tengan trazabilidad.

e. Tiempos de refrigerio, pausas y salidas intermedias (si aplica) Si existen descansos obligatorios durante la jornada, también deben quedar reflejados. Esto aplica especialmente en turnos largos o sistemas rotativos.

f. Horas extras (si corresponde) Cualquier jornada que exceda el horario habitual debe estar marcada claramente, con validación del supervisor o área de RRHH. Esta información es clave para SUNAFIL.

g. Medio de registro utilizado Ya sea manual, biométrico, por aplicativo móvil o software de escritorio, la empresa debe poder demostrar la veracidad, integridad y trazabilidad del sistema.

h. Firma del empleador o del área responsable (en controles físicos) Esto respalda la validez del documento ante una fiscalización.

📌 3. Conservación y disponibilidad Según SUNAFIL, los registros de asistencia deben conservarse por al menos cinco años, y estar disponibles en todo momento para inspección. Esto aplica tanto para formatos físicos como digitales.

📌 4. Atributos adicionales que fortalecen la validez legal Aunque no siempre obligatorios, SUNAFIL recomienda los siguientes atributos para darle más solidez jurídica al registro: Ubicación geográfica del marcaje, en sistemas digitales (especialmente en teletrabajo). Autenticación biométrica o multifactor, para evitar suplantaciones. Reportes automatizados, que permitan auditorías. Respaldo diario en la nube o servidores seguros.

📌 5. Errores comunes que invalidan un registro ante SUNAFIL Desde la gerencia, es importante conocer los fallos frecuentes para prevenir sanciones: Hojas firmadas por anticipado. Registros con fechas manipuladas. Ingreso y salida con la misma hora. Falta de firma del trabajador. Formatos caseros sin consistencia ni numeración. Sistemas digitales sin logs de auditoría.

📌 6. Diferencias entre formatos físicos y digitales Registros físicos: Deben estar foliados, legibles y firmados. Requieren almacenamiento seguro y libre de manipulación. Son válidos si tienen la firma diaria de cada colaborador. Registros digitales: Deben contar con autenticación y trazabilidad. Requieren respaldo electrónico continuo. SUNAFIL puede pedir evidencias de funcionamiento y seguridad (contraseñas, backups, logs).

📌 7. Ejemplo práctico de estructura válida (formato manual) Empresa XYZ S.A.C. Registro de Asistencia – Sede Lima Fecha: 20 de junio de 2025 | N.º | Nombre completo | DNI | Hora Ingreso | Hora Salida | Firma trabajador | |-----|-----------------|-----|--------------|--------------|------------------| | 1 | José Rojas | 458XXXX | 08:55 a.m. | 06:10 p.m. | ________________| Este formato, aunque sencillo, si está debidamente firmado y actualizado, es completamente válido ante SUNAFIL.

📌 8. Recomendaciones para la gerencia a. Documentar procedimientos internos Tener un procedimiento escrito sobre cómo se realiza el control de asistencia, validado por RRHH y aprobado por gerencia.

b. Capacitar al personal Cada trabajador debe saber cómo registrar su asistencia, y conocer las consecuencias de no hacerlo correctamente.

c. Establecer responsabilidades Designar a un supervisor o jefe de área que verifique el correcto llenado diario.

d. Validar mensualmente los registros Antes de pagar planillas, debe cruzarse la información del registro de asistencia con la nómina.

📌 9. ¿Y en el caso del trabajo remoto? Con la promulgación de la Ley de Teletrabajo (Ley 31572), SUNAFIL permite el uso de sistemas digitales para registro de asistencia remota, siempre que: Sean seguros. Sean trazables. Permitan verificar la ubicación y horarios. Sean validados por el empleador y aceptados por el trabajador.

📌 10. Reflexión final: más que una formalidad Para la gerencia moderna, el registro de asistencia es una herramienta clave para proteger a la empresa, organizar la operación y reducir riesgos legales. Asegurarse de que cada registro sea válido y conforme a ley no es solo una función del área de Recursos Humanos, sino una política de gobernanza laboral corporativa. Invertir en buenas prácticas de registro es un escudo protector frente a SUNAFIL, y una señal de que la empresa valora la legalidad, la transparencia y la justicia laboral.

En el entorno actual de fiscalización laboral, SUNAFIL no se limita a revisar documentos aislados. Su enfoque es integrador, cruzado y exhaustivo, especialmente en lo que respecta al vínculo entre la jornada laboral registrada y la planilla de pagos. Esta verificación de correspondencia es, sin exagerar, uno de los ejes principales en toda inspección. Para el equipo gerencial, conocer cómo SUNAFIL ejecuta este proceso no solo es vital para evitar sanciones, sino también para blindar la legitimidad de la empresa ante cualquier conflicto laboral futuro. 📌 1. El principio rector: coherencia documental SUNAFIL parte de una premisa simple pero poderosa: "Lo que se registra como trabajado debe reflejarse en la remuneración, y viceversa." Esto significa que cualquier desfase, omisión o contradicción entre lo que aparece en los registros de asistencia y lo que figura en la planilla oficial (o boleta de pago) despierta una alerta inmediata.

📌 2. Documentos que SUNAFIL solicita para hacer el cruce Durante una inspección, el inspector laboral solicitará simultáneamente: Registros de asistencia (últimos 6 a 12 meses) Planillas electrónicas (PDT Plame o T-Registro) Boletas de pago firmadas por el trabajador Contratos laborales o convenios de trabajo Roles de turnos o cuadrantes (si aplica) Reportes del sistema biométrico (en caso de ser digital) A partir de ahí, SUNAFIL procede con la verificación cruzada.

📌 3. Paso a paso del proceso de verificación a. Revisión de los horarios y jornadas registradas Se identifica la hora de ingreso y salida real del trabajador, día por día, buscando patrones de asistencia, horas extras, ausencias o inasistencias.

b. Comparación con el contrato laboral SUNAFIL contrasta si la jornada real se ajusta al horario pactado en el contrato. Si un trabajador labora más de lo estipulado, pero no hay horas extras pagadas, hay inconsistencia.

c. Comparación con la planilla Se revisa que: Las remuneraciones coincidan con los días efectivamente trabajados. Se hayan pagado horas extras, si las hubo. No se haya descontado días trabajados o justificados. El cálculo de los beneficios sociales sea congruente con la asistencia real.

d. Verificación de horas extras Este es un punto neurálgico. SUNAFIL examina si el trabajador ha permanecido más allá de su jornada regular y si ello se refleja o no en su boleta de pago. Si no hay constancia de pago por esas horas, se asume incumplimiento del pago de sobretiempo, lo cual es sancionable como infracción grave o muy grave.

e. Revisión de permisos, licencias y descansos SUNAFIL pide verificar si los días no trabajados están respaldados por licencias médicas, permisos aprobados o feriados. De no ser así, se puede interpretar como retención injustificada de pago, o como omisión de asistencia no justificada, con consecuencias laborales graves.

📌 4. Herramientas tecnológicas utilizadas por SUNAFIL SUNAFIL ha modernizado sus procesos, por lo que ya no depende exclusivamente del papel. Algunas herramientas clave que utiliza: SIVIT (Sistema de Verificación de Información de Trabajo): cruza automáticamente la información de asistencia, contratos y planilla. Interconexión con la SUNAT y Essalud: para verificar si los montos declarados son consistentes en todas las entidades públicas. Visitas inopinadas: contrastan in situ lo que dicen los registros con lo que ocurre en la realidad operativa.

📌 5. ¿Qué tipo de inconsistencias suelen detectarse? Algunos errores que SUNAFIL encuentra de forma recurrente: Jornadas con ingreso y salida registrados, pero sin pago. Horas extras recurrentes sin compensación. Trabajadores en planilla con contratos de medio tiempo, pero asistiendo jornada completa. Trabajadores con inasistencias registradas, pero con sueldo completo pagado sin justificación. Falsas asistencias para evitar descuentos indebidos.

📌 6. Consecuencias de una mala correspondencia Cuando SUNAFIL detecta estas incoherencias, puede: Aplicar multas económicas (que pueden superar los S/ 100,000 en medianas y grandes empresas). Ordenar el pago inmediato de haberes pendientes (salarios, horas extras, beneficios). Emitir informes al Ministerio Público, si sospecha de manipulación dolosa de documentos. Ordenar indemnizaciones si se comprueba despido arbitrario basado en registros falsos.

📌 7. Qué puede hacer la gerencia para blindar este cruce Desde el nivel directivo o gerencial, es clave asumir un rol de supervisión y mejora continua: a. Establecer un protocolo de verificación mensual Cruzar registros de asistencia y boletas antes de ejecutar la planilla de pagos.

b. Implementar sistemas integrados Utilizar softwares que vinculen la marcación de asistencia con la liquidación de remuneraciones. Ejemplo: sistemas ERP, Worki 360, etc.

c. Capacitar a supervisores El control empieza por quienes validan las horas trabajadas. Supervisores mal informados o descuidados pueden generar sanciones graves.

d. Auditar de forma preventiva Realizar auditorías internas cada trimestre para detectar y corregir errores antes de que SUNAFIL los descubra.

📌 8. Reflexión gerencial La coherencia entre el tiempo trabajado y el pago recibido no es un mero acto contable. Es la piedra angular del cumplimiento laboral. Asegurar esta correspondencia no solo evita multas: construye confianza, solidez organizacional y paz legal. En el entorno actual, donde los trabajadores están más informados y SUNAFIL más empoderada, los gerentes deben actuar con inteligencia estratégica: alinear los datos, validar procesos y prevenir antes que lamentar.

En la actualidad, la relación entre tecnología y cumplimiento normativo no es opcional: es una necesidad. Para SUNAFIL, no basta con llevar un control de asistencia; ese control debe ser fiable, verificable, trazable y transparente. Y justamente, en ese punto, las herramientas digitales se han convertido en socios estratégicos para las empresas. La gerencia que apuesta por innovación ya no solo gana eficiencia operativa, sino que también reduce riesgos legales, evita sanciones y demuestra un compromiso institucional con el cumplimiento laboral. Entonces, ¿qué tecnologías existen y cómo ayudan a cumplir con SUNAFIL? 📌 1. Sistemas de control de asistencia biométricos Estas son las tecnologías más populares y más aceptadas por SUNAFIL por su alta fiabilidad. a. Huella dactilar Muy utilizada en sectores industriales, de retail y salud. Permite una marcación exacta de ingreso y salida con verificación única. b. Reconocimiento facial Ideal para ambientes donde el contacto físico debe reducirse. Su ventaja radica en que no puede ser suplantado fácilmente, algo que SUNAFIL valora. c. Escáner de retina o palma Usado en empresas de alta seguridad o sectores financieros. Ofrece precisión milimétrica. Ventajas ante SUNAFIL: Alta trazabilidad. Baja manipulación. Auditoría automática. Registro exacto de horarios.

📌 2. Plataformas digitales integradas (software en la nube) Las herramientas de software como Worki 360, Buk, GeoVictoria, Talana o Kronos permiten llevar el control de asistencia en tiempo real, desde cualquier dispositivo. Estas plataformas suelen incluir: Registro automático de horarios. Geolocalización del trabajador (ideal para trabajo remoto o en campo). Reportes para inspecciones. Enlaces automáticos con planillas. Recomendación gerencial: escoger un sistema que permita exportar reportes en formatos exigidos por SUNAFIL (Excel, PDF, XML) y que esté alineado con la Ley de Protección de Datos Personales.

📌 3. Aplicativos móviles con geolocalización Cada vez más comunes en equipos comerciales, técnicos de campo o trabajadores híbridos. Funcionan como apps en el celular donde el trabajador: Marca ingreso/salida desde una ubicación autorizada. Toma una selfie validando identidad. El sistema registra hora, ubicación y dirección IP. SUNAFIL acepta este tipo de marcación, siempre que: La empresa tenga una política interna que lo respalde. El trabajador haya sido informado previamente. Se puedan generar reportes verificables.

📌 4. ERP con módulos de tiempo y asistencia Plataformas como SAP, Oracle, Zoho People, Meta4 o Odoo permiten vincular: Asistencia → con contratos → con nómina → con beneficios sociales Esto permite mantener coherencia en todo el ecosistema laboral, aspecto que SUNAFIL revisa de manera estricta. Los ERPs son muy valorados por su capacidad de integración y validación cruzada.

📌 5. Firma electrónica para validación de registros En registros digitales, la firma electrónica avanzada puede reemplazar la firma manuscrita. Esto es útil cuando: Se trabaja en remoto. Se usan aplicativos móviles. No se puede acceder al sistema físico. SUNAFIL acepta este mecanismo, siempre que esté implementado según los estándares de INDECOPI y la Ley N.º 27269.

📌 6. Backups automáticos y almacenamiento seguro Un registro válido no solo debe generarse: debe guardarse durante 5 años, de forma segura y recuperable. Aquí entran en juego tecnologías como: Nube privada o híbrida. Servidores locales con respaldo redundante. Backups automatizados diarios o semanales. SUNAFIL puede pedir estos registros en cualquier momento, por lo que perder los archivos equivale a una infracción grave.

📌 7. Paneles de gestión para auditores internos y gerencia Los sistemas modernos incluyen dashboards que permiten al área gerencial visualizar en tiempo real: Tardanzas por trabajador. Faltas no justificadas. Horas extras acumuladas. Alertas por ausencias repetitivas. Estos paneles no solo ayudan a RRHH a tomar decisiones, sino que generan alertas de riesgo normativo antes de que SUNAFIL lo detecte.

📌 8. Tecnología blockchain para integridad documental (en crecimiento) Algunas empresas están experimentando con blockchain para registrar asistencia de forma inalterable. Aunque aún no es masivo, esta tecnología garantiza que los registros no puedan ser modificados ni manipulados, lo cual le da un valor probatorio casi absoluto ante cualquier fiscalización.

📌 9. Checklists digitales y workflow de validación En empresas con muchos niveles jerárquicos, los sistemas que permiten configurar flujos de validación (por supervisor, jefe de área y RRHH) aseguran que la información esté controlada en cada nivel. SUNAFIL valora esta trazabilidad interna.

📌 10. Integración con el T-Registro y la SUNAT Algunos sistemas permiten enviar la información directamente a SUNAT, alineando el control de asistencia con la declaración de planillas. Este nivel de transparencia es un blindaje institucional en cualquier auditoría.

📌 Recomendaciones para elegir la tecnología adecuada a. Priorizar plataformas que ofrezcan: Reportes automáticos en tiempo real. Trazabilidad de marcación (IP, ubicación, usuario). Control de turnos, descansos y horas extras. Soporte técnico local y legal. b. Validar la legalidad del sistema El proveedor debe ofrecer documentación de que su sistema cumple con las normas de SUNAFIL, protección de datos y regulación laboral. c. Alinear al personal con la tecnología Todo sistema nuevo requiere capacitación, gestión del cambio y políticas claras. La tecnología solo funciona si las personas la entienden y respetan su función legal.

📌 Reflexión final para gerentes La tecnología no es un gasto, es una herramienta de blindaje corporativo. Implementar un sistema de control de asistencia moderno, legal y trazable equivale a blindar la empresa frente a sanciones, evitar demandas laborales y demostrar una gestión responsable. En tiempos donde SUNAFIL ha digitalizado sus procesos, el único camino seguro para la empresa es tecnologizar su cumplimiento normativo. Y quien lidera esa transición, es la alta dirección.

El registro de asistencia laboral, como ya hemos visto, es una evidencia legal clave. Pero ¿qué pasa cuando SUNAFIL sospecha que ha sido manipulado? ¿Cómo lo detecta? ¿Qué procedimientos sigue? Y lo más importante: ¿cómo puede la gerencia prevenir que esto ocurra? En esta sección abordaremos de forma profunda el proceso de investigación que SUNAFIL realiza cuando identifica o sospecha de alteraciones en el control de asistencia. Analizaremos los métodos, señales de alerta, técnicas de verificación y medidas que las empresas deben tomar para blindarse ante estas situaciones. 📌 1. ¿Qué considera SUNAFIL una manipulación? SUNAFIL entiende por “manipulación del registro” cualquier acción deliberada o sistemática que altere la veracidad del control de asistencia. Esto incluye: Ingresos o salidas marcados por terceros. Registros incompletos o firmados con anticipación. Información modificada posterior a la jornada. Reportes alterados digitalmente. Asistencia falsa para justificar pagos indebidos. Eliminación de ausencias injustificadas. Horas extras ocultas para evitar pago adicional.

📌 2. ¿Cuándo empieza una investigación por manipulación? Hay múltiples formas en que SUNAFIL inicia este tipo de investigaciones: a. Por denuncia directa de un trabajador Muchos trabajadores, especialmente los que han sido despedidos o han tenido conflictos con la empresa, presentan pruebas de que su asistencia fue manipulada. b. Por incongruencias durante una inspección regular Si el inspector detecta datos repetitivos, registros idénticos entre semanas, firmas sospechosas o formatos irregulares, inicia la indagación. c. Por verificación cruzada con planillas, contratos o reportes biométricos.

📌 3. Fases de la investigación por parte de SUNAFIL a. Solicitud de documentos formales SUNAFIL requerirá a la empresa que entregue: Registros de asistencia originales (físicos o digitales). Contratos de trabajo y políticas internas de control horario. Sistema de validación (firmas, biometría, geolocalización). Roles de turnos o cuadrantes asignados. Reportes de respaldo del sistema digital (logs de acceso, modificaciones, backups).

b. Análisis técnico del contenido Aquí se evalúan aspectos como: Uniformidad en horarios (¿todos marcan exactamente a las 8:00 y 6:00?) Repetición sospechosa de firmas. Diferencias entre fechas de generación y fechas de firma. Secuencia de ingreso y salida (¿hay ausencias parciales no registradas?). Modificaciones posteriores en sistemas digitales.

c. Entrevistas a trabajadores y testigos Los inspectores pueden entrevistar a los empleados, quienes pueden confirmar o desmentir la veracidad del registro. Si un trabajador afirma que no estuvo presente, pero el sistema lo registra como tal, SUNAFIL da por iniciado un proceso sancionador.

d. Inspección in situ del sistema En caso de sistemas biométricos o digitales, SUNAFIL puede requerir: Acceso al software. Auditoría del backend. Validación de backups. Revisión de logs de ingreso al sistema. La idea es determinar si alguien modificó datos, suplantó identidades o borró información.

e. Verificación cruzada con planillas y pagos SUNAFIL coteja si los días trabajados coinciden con los pagos efectuados. Si encuentra que alguien cobró por días no trabajados, o que se registraron asistencias para evitar descuentos, se considera manipulación.

📌 4. Indicadores que alertan al inspector de posibles manipulaciones Firmas idénticas todos los días. Horarios que no reflejan ninguna variación. Registros físicos en hojas sueltas, sin foliar ni sellar. Faltas no justificadas que desaparecen del control. “Marcas” hechas fuera del horario permitido. Modificaciones recientes en registros antiguos.

📌 5. ¿Qué consecuencias legales tiene manipular un registro? Si SUNAFIL confirma que hubo manipulación, las consecuencias pueden ser severas: a. Infracción muy grave Multas de hasta S/ 270,000 para empresas grandes. b. Nulidad de registros El control de asistencia pierde valor probatorio, lo que expone a la empresa en juicios laborales. c. Posible denuncia penal En casos de falsificación sistemática o uso malicioso de software, SUNAFIL puede derivar el caso al Ministerio Público por falsificación de documentos. d. Responsabilidad del gerente o supervisor Si se prueba que un jefe ordenó o ejecutó la manipulación, puede ser separado del cargo e inhabilitado.

📌 6. ¿Cómo blindarse ante una sospecha de manipulación? Desde una perspectiva gerencial, hay cinco acciones críticas: 1. Implementar un sistema automatizado Preferir control biométrico o software con trazabilidad digital. Lo manual es más fácil de adulterar.

2. Restringir accesos administrativos No todos deben tener permiso para editar registros. Solo RRHH y un auditor interno.

3. Generar respaldos automáticos Cada cierre diario de asistencia debe respaldarse en la nube, en un archivo que no pueda alterarse.

4. Capacitar al personal Todo trabajador debe conocer las consecuencias legales de firmar por otro o permitir que firmen por él.

5. Auditar los registros mensualmente Una revisión proactiva de firmas, horarios y datos por parte del área legal o de cumplimiento evita problemas mayores.

📌 7. Casos reales que SUNAFIL ha sancionado Caso 1: Empresa de vigilancia SUNAFIL descubrió que los supervisores firmaban por sus vigilantes. Multa impuesta: S/ 88,000. Caso 2: Empresa agroexportadora Los trabajadores eran obligados a firmar asistencia completa, aunque salían antes. El empleador fue denunciado penalmente por fraude.

📌 8. Reflexión final La manipulación de registros de asistencia es un riesgo organizacional, no solo un error administrativo. En la era de la transparencia digital y la trazabilidad, la única estrategia segura es establecer controles preventivos sólidos, usar tecnología confiable y mantener una cultura de cumplimiento en toda la organización. Los gerentes que ignoran este riesgo no solo comprometen su patrimonio institucional, sino también su reputación personal y la credibilidad de su liderazgo.

En el entorno actual de fiscalización laboral, una denuncia individual de un trabajador, por más simple que parezca, puede desatar una cadena de consecuencias significativas para la empresa. El control de asistencia, que debería ser una rutina operativa, se convierte en el epicentro de una auditoría legal y administrativa. Desde la alta dirección, resulta crítico entender cómo una denuncia puede activar los mecanismos de inspección de SUNAFIL, qué impacto tiene sobre el sistema de asistencia y cómo blindar a la organización frente a este tipo de eventos. 📌 1. ¿Qué tipo de denuncias activa una revisión del sistema de asistencia? No todas las denuncias son iguales. Las que SUNAFIL toma con más seriedad en cuanto al control de asistencia son: “Me obligaban a firmar asistencia aunque salía antes.” “No me pagaban horas extras pese a quedarme más tiempo.” “Otro trabajador marcaba por mí.” “Fui despedido por faltas injustificadas, pero sí asistí.” “Modificaron mi registro de asistencia sin mi consentimiento.” “No existía control de asistencia en la empresa.” Estas declaraciones son consideradas serias y verificables, y automáticamente activan una inspección inopinada o la apertura de un procedimiento sancionador.

📌 2. ¿Cómo responde SUNAFIL ante una denuncia? El procedimiento típico es el siguiente: a. Verificación preliminar SUNAFIL analiza la naturaleza de la denuncia. Si está relacionada con derechos laborales vinculados a la jornada, la asistencia o los pagos, procede con una orden de inspección.

b. Inspección in situ o requerimiento documental Puede realizarse una visita sorpresa a la empresa, o requerirse a la compañía que entregue en 5 días útiles los siguientes documentos: Registros de asistencia de los últimos 6-12 meses. Contrato del trabajador denunciante. Planillas de pago. Sistema de control implementado (biométrico, manual, digital). Copia del reglamento interno o política de asistencia.

c. Verificación cruzada de documentos SUNAFIL confronta lo que dice el denunciante con los documentos entregados. Cualquier incoherencia o falta de soporte legal puede abrir una investigación más amplia.

📌 3. ¿Qué aspectos del sistema de asistencia se ven comprometidos? Una denuncia bien argumentada puede poner en tela de juicio: La validez legal de todo el sistema de asistencia. La confiabilidad de los registros electrónicos o manuales. La existencia de manipulaciones internas. La responsabilidad de los supervisores directos. La falta de protocolos escritos y firmados. SUNAFIL no evalúa solo un caso puntual; aprovecha la denuncia para revisar el sistema completo.

📌 4. Impactos inmediatos en la empresa a. Sanción económica Si se comprueba que el registro de asistencia era inválido, puede imponerse una multa de hasta S/ 270,000, dependiendo del tamaño y reincidencia.

b. Reintegro de pagos Si la denuncia evidencia horas extras no pagadas o descuentos indebidos, la empresa debe pagar todo lo omitido, más intereses.

c. Orden de regularización SUNAFIL puede emitir una orden directa para cambiar el sistema de control por uno más seguro, y establecer protocolos documentados.

d. Riesgo reputacional Los informes de SUNAFIL son públicos. Una denuncia bien sustentada puede impactar en la reputación de la empresa frente a proveedores, clientes o contratistas del Estado.

📌 5. ¿Qué ocurre si el trabajador tiene pruebas? Si el trabajador denuncia e incluye pruebas como: Capturas de pantalla del sistema alterado. Mensajes internos donde se le pide firmar falsamente. Videos o audios de supervisores ordenando prácticas indebidas. Copia de boletas con pagos inferiores a los debidos. Entonces SUNAFIL puede tomar estas evidencias como válidas para presumir infracción, trasladando la carga de la prueba a la empresa.

📌 6. ¿Qué ocurre si el sistema de asistencia es digital? SUNAFIL revisará si: El sistema tiene trazabilidad. Hay logs de edición o modificación. Existen respaldos automáticos de los registros originales. El acceso está restringido a personal autorizado. Los reportes tienen metadatos confiables. Si el sistema carece de estas garantías, será considerado inseguro o inválido como prueba, incluso si es digital.

📌 7. ¿Qué puede hacer la empresa si la denuncia es falsa? No todas las denuncias tienen sustento. Si una empresa cree que el trabajador miente, puede defenderse mediante: Presentación de documentos originales firmados. Videos de ingreso y salida. Logs del sistema digital. Declaraciones juradas de compañeros. Contratos que demuestren jornada y política interna. Pero esto solo funcionará si el sistema ha sido legalmente implementado y auditado.

📌 8. Recomendaciones gerenciales para mitigar el riesgo a. Documentar todas las políticas de asistencia No basta con tener un sistema; debe haber una política escrita y firmada por cada trabajador.

b. Capacitar a supervisores y jefes Son el primer punto de contacto con el sistema y muchas veces los responsables de la manipulación.

c. Auditar mensualmente los registros Una auditoría preventiva detecta errores antes de que llegue una denuncia.

d. Implementar mecanismos de queja interna Un canal interno de denuncias puede evitar que los reclamos lleguen directamente a SUNAFIL.

e. Usar tecnología con trazabilidad Un software que registre hora, IP, ubicación y usuario dificulta la manipulación y fortalece la defensa legal.

📌 9. Reflexión estratégica Toda denuncia laboral es un test a la solidez organizacional. Un sistema de asistencia bien diseñado no solo evita sanciones, sino que construye confianza entre colaboradores, directivos e instituciones. Los gerentes inteligentes no esperan la denuncia: actúan antes, validan su sistema, documentan los procesos y promueven una cultura de transparencia.

El registro de asistencia no es un capricho del empleador, sino un deber legal del trabajador y una herramienta crítica para proteger a ambas partes de la relación laboral. Cuando un colaborador se niega a marcar su ingreso o salida, la empresa entra en una zona de riesgo que, si no se gestiona correctamente, puede generar sanciones de SUNAFIL, vacíos legales y conflictos internos. Esta situación, aunque parezca menor, requiere una respuesta estratégica, documentada y oportuna desde el nivel gerencial. 📌 1. ¿Es legal que el trabajador se niegue a registrar su asistencia? No. La normativa peruana (D.S. N.º 003-97-TR) establece que es obligación del trabajador cumplir con las disposiciones internas del empleador en relación con la jornada de trabajo, lo cual incluye el registro diario de su asistencia. Asimismo, SUNAFIL ha señalado en múltiples pronunciamientos que el trabajador debe colaborar con el cumplimiento del sistema implementado por el empleador, mientras este se encuentre dentro del marco legal. Por lo tanto, negarse a marcar asistencia puede ser considerado una falta disciplinaria.

📌 2. ¿Por qué ocurre esta negativa? Desde la experiencia de gestión del talento, estas situaciones pueden surgir por diversas razones: Desconocimiento o desinformación. Falta de capacitación sobre el sistema. Desacuerdo con el mecanismo implementado (biometría, app móvil, etc.). Conflictos personales con supervisores. Conductas pasivas-agresivas o deslealtad. Mal clima laboral o falta de liderazgo. Identificar la raíz del problema es clave para aplicar la medida correcta y proporcional.

📌 3. ¿Qué debe hacer la empresa ante la primera negativa? a. Documentar el incidente Todo debe quedar por escrito: fecha, hora, nombre del trabajador y testigos si los hay. Esta evidencia puede ser crucial ante una inspección.

b. Comunicar formalmente la obligación El empleador debe entregar una carta de amonestación preventiva o recordatoria, donde se informe que el registro es obligatorio y se describan las consecuencias de no hacerlo.

c. Escuchar al trabajador Puede haber una causa legítima: problema técnico, fallo del sistema, malentendido. Escuchar es parte de la buena gestión del talento.

📌 4. ¿Qué pasa si persiste la negativa? En caso de reincidencia, la gerencia debe activar un proceso disciplinario gradual que puede incluir: Amonestación escrita. Suspensión sin goce de haber (según Reglamento Interno). Despido justificado por incumplimiento de obligaciones esenciales. Todo ello debe estar respaldado en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT), que debe estar previamente aprobado y registrado ante el Ministerio de Trabajo.

📌 5. ¿Qué recomienda SUNAFIL para estos casos? En sus inspecciones y pronunciamientos, SUNAFIL recomienda a las empresas: Tener una política clara y escrita sobre el registro de asistencia. Asegurar que los trabajadores firmen de conformidad al inicio de la relación laboral. Contar con mecanismos alternativos de verificación si falla el sistema (hojas de control, libro de incidencias, correo institucional). Documentar cada caso de negativa, para evitar asumir responsabilidad empresarial por falta de control.

📌 6. ¿Qué hacer si el sistema es digital y el trabajador alega "problemas técnicos"? Muchas veces los trabajadores se excusan de registrar asistencia digital alegando: Fallas en la app. Problemas de conectividad. Dificultades técnicas. Ante ello, la empresa debe: Verificar la veracidad de lo alegado. Ofrecer un canal de soporte técnico inmediato. Solicitar que el trabajador notifique la incidencia vía correo o formulario. Usar un sistema de contingencia (registro manual) mientras se resuelve el problema. SUNAFIL exige que la empresa demuestre que tiene la capacidad de validar la jornada de todos los trabajadores, incluso si el sistema falla.

📌 7. ¿Cómo debe actuar el supervisor directo? Los jefes de área o supervisores deben: Informar de inmediato al área de RRHH o legal. Registrar el hecho por escrito (bitácora o parte disciplinario). Evitar confrontaciones personales. Confirmar si el trabajador realmente estuvo presente, a través de testigos o cámaras. El rol del supervisor es intermediar con objetividad, no sancionar unilateralmente.

📌 8. ¿Y si el trabajador alega que no quiere registrar porque “desconfía del sistema”? Este argumento no exime al trabajador de su deber. La empresa puede responder: Presentando la certificación del sistema (proveedor, características, validación legal). Ofreciendo capacitaciones o inducciones para demostrar la transparencia del sistema. Garantizando la protección de los datos personales (según Ley N.º 29733). Negarse por desconfianza sin base técnica o jurídica no es excusa válida ante SUNAFIL ni ante la empresa.

📌 9. ¿Qué impacto tiene esto en la empresa si no se actúa? Si la empresa permite que trabajadores no registren su asistencia: SUNAFIL puede considerar que no hay control de jornada efectivo. Se expone a multas por infracción muy grave (desde S/ 24,000 hasta más de S/ 270,000). Pierde valor probatorio en caso de juicio por despido o beneficio no pagado. Se puede generar un efecto de contagio en otros trabajadores.

📌 10. Recomendaciones finales para blindar este proceso a. Redactar una política interna clara Incluyendo el mecanismo de control, protocolos alternativos y consecuencias de la omisión.

b. Comunicar y firmar con el trabajador Toda obligación debe estar documentada con firma de conocimiento.

c. Digitalizar con trazabilidad Preferir sistemas que registren IP, ubicación, usuario y hora, para cerrar cualquier vacío legal.

d. Usar bitácoras físicas como respaldo Cuando no haya marcación, el jefe puede registrar la presencia manualmente como medida de contingencia.

e. Mantener respaldo documental Cada negativa, cada advertencia, cada testimonio debe quedar archivado.

📌 Reflexión estratégica Un gerente moderno entiende que los pequeños detalles operativos —como el registro de asistencia— pueden transformarse en grandes dolores legales si no se gestionan con rigor. Actuar de forma preventiva, documentada y justa es la mejor protección frente a conflictos y fiscalizaciones. Un trabajador puede negarse a registrar por múltiples razones, pero la empresa no puede negarse a cumplir la ley.

En el entorno actual de fiscalización y cumplimiento laboral, toda inasistencia laboral —por más simple que parezca— se convierte en una pieza clave del rompecabezas que SUNAFIL evalúa cuando inspecciona una empresa. No justificar correctamente la falta de un trabajador puede generar sanciones, conflictos laborales o incluso la invalidación del control de asistencia. Desde el punto de vista gerencial, esta pregunta no solo es operativa: es estratégica, porque evidencia el nivel de control interno, el manejo documental y la cultura de cumplimiento en la organización. 📌 1. ¿Por qué es necesario justificar las inasistencias? Porque SUNAFIL, al revisar los registros de asistencia, busca correlación entre la jornada registrada, los pagos efectuados y los derechos laborales reconocidos. Si detecta que hay días sin asistencia: Y se pagó sueldo completo → puede asumir que hay omisión de descuento no justificado. Y no se pagó, pero no hay respaldo documental → puede considerarlo despido indirecto o trato arbitrario. Por tanto, justificar adecuadamente las inasistencias protege tanto al empleador como al trabajador.

📌 2. ¿Qué tipos de inasistencias se pueden justificar? SUNAFIL reconoce las siguientes categorías como válidas para justificar una falta: Licencia médica (descanso por enfermedad o accidente) Descanso pre y postnatal Licencia por paternidad Permiso con goce o sin goce aprobado Licencia sindical Citaciones judiciales o policiales Huelgas legales Fallecimiento de familiar directo (licencia por duelo) Fuerza mayor debidamente probada (desastres, emergencias, bloqueos) Cualquier otra causa debe contar con respaldo escrito o documental directo del trabajador.

📌 3. ¿Qué documentos exige SUNAFIL para considerar justificada una inasistencia? a. Certificado médico Debe ser emitido por ESSALUD, clínicas autorizadas o profesionales colegiados. Debe tener: Nombre del trabajador. Fecha de emisión y fecha de descanso. Firma del médico y sello de colegiatura. Diagnóstico (opcional, pero recomendado). Número de días de descanso.

b. Solicitud de permiso aprobada En caso de trámites personales, licencias sin goce o asuntos familiares, SUNAFIL exige: Solicitud firmada por el trabajador. Aprobación del jefe inmediato o RRHH. Fecha y hora del permiso. Indicación clara si es con o sin goce de haber.

c. Carta de justificación por fuerza mayor En casos extremos como bloqueos de carretera, protestas sociales o fenómenos naturales, el trabajador debe presentar una carta explicativa con evidencia (fotos, noticias, certificados de Defensa Civil, etc.)

d. Otros: Citaciones policiales o judiciales. Partida de defunción (licencia por duelo). Constancia sindical (si participó en actividad gremial legal).

📌 4. ¿Cómo presentar esta información ante SUNAFIL? Ante una inspección o requerimiento, la empresa debe: Entregar el registro de asistencia con las inasistencias marcadas. Adjuntar a cada falta el documento probatorio correspondiente. Si el trabajador no presentó justificante, incluir notificación escrita de requerimiento de parte del empleador. Si se descontó el día, mostrar boleta de pago que lo refleje. SUNAFIL exige trazabilidad, es decir, que haya una secuencia lógica: falta → justificante → registro → boleta.

📌 5. ¿Qué pasa si no se puede justificar una falta? Dependerá de si el trabajador fue sancionado o no. a. Si se descontó el día Se considera legal, siempre que la falta esté registrada como injustificada y no se haya pagado. b. Si no se descontó Puede generar sanción a la empresa por pago indebido sin sustento, o por manipulación del control de asistencia. c. Si fue acumulación de faltas Debe constar en la carta de amonestación o sanción, como parte de un proceso disciplinario.

📌 6. ¿Qué errores comunes cometen las empresas al justificar inasistencias? No pedir certificados originales. Aceptar certificados sin firma médica ni número de colegiatura. Aprobar permisos verbales sin respaldo escrito. Pagar días no trabajados sin dejar constancia del motivo. No tener política interna que regule la presentación de justificantes. SUNAFIL puede sancionar incluso si hubo buena fe, pero no existe respaldo documental.

📌 7. ¿Qué ocurre si el trabajador no entrega justificante? La empresa debe: Solicitar formalmente (por escrito o correo institucional) el justificante dentro de los siguientes 3 días hábiles. Si no lo entrega, registrar la falta como injustificada. Proceder al descuento correspondiente en la planilla. Notificar la falta como parte del régimen disciplinario, si aplica reincidencia. Este proceso debe quedar documentado, para presentarlo ante SUNAFIL si es requerido.

📌 8. ¿Cómo manejar inasistencias reiteradas? Si un trabajador acumula ausencias, justificadas o no, la empresa puede: Solicitar evaluación médica ocupacional. Emitir amonestación formal. Evaluar cambio de puesto o reducción de carga. Aplicar sanción conforme al Reglamento Interno, si hay reincidencia sin justificación. SUNAFIL exige que todo proceso disciplinario esté documentado, escalonado y no arbitrario.

📌 9. ¿Qué herramientas tecnológicas ayudan a gestionar justificantes? Sistemas como Worki 360, Talana, Zoho People o SAP SuccessFactors permiten: Cargar certificados médicos digitalizados. Solicitar permisos vía app. Aprobar o rechazar solicitudes con trazabilidad. Vincular la asistencia con la planilla de pagos. Esto evita pérdidas de información y fortalece la defensa ante fiscalizaciones.

📌 10. Recomendaciones finales para la alta dirección a. Establecer una política interna clara Todo justificante debe presentarse dentro de 48-72 horas. Este procedimiento debe estar firmado por el trabajador.

b. No realizar pagos sin evidencia Pagar días no trabajados sin sustento es una de las causas más frecuentes de sanción de SUNAFIL.

c. Mantener un archivo físico o digital organizado Cada falta debe tener su respectivo documento de respaldo, almacenado por al menos 5 años.

d. Capacitar a jefes y personal administrativo Son ellos quienes reciben los justificantes. Deben saber qué aceptar, qué rechazar y cómo documentarlo.

📌 Reflexión estratégica Justificar una inasistencia no es solo una medida defensiva. Es parte de una cultura de orden, legalidad y responsabilidad compartida. Un gerente proactivo no permite que las inasistencias se acumulen sin control. Gestiona, comunica, documenta y protege la integridad de su operación. Porque cuando SUNAFIL toca la puerta, la mejor defensa es la evidencia sólida.

Los registros de asistencia no solo cumplen una función operativa para calcular la jornada, las horas extras o los descuentos; son, por ley, documentos oficiales con valor probatorio ante fiscalizaciones, denuncias laborales y auditorías internas. Cuando estos documentos se extravían, se corrompen, son eliminados accidentalmente o simplemente no existen, la empresa queda en una posición de vulnerabilidad absoluta ante SUNAFIL, y puede enfrentar consecuencias que van desde multas económicas hasta la imposibilidad de defenderse frente a reclamos laborales. En esta respuesta, abordaremos qué sucede legalmente, cómo actúa SUNAFIL, qué hacer ante una pérdida, y cómo blindarse desde la alta dirección para que este riesgo no vuelva a ocurrir. 📌 1. ¿Qué dice la ley sobre la conservación de registros de asistencia? Según el D.S. N.º 003-97-TR (Ley de Jornada de Trabajo) y el Reglamento de Inspecciones de Trabajo (D.S. N.º 019-2006-TR), los empleadores tienen la obligación legal de conservar los registros de asistencia durante un período mínimo de cinco (5) años. Esto aplica tanto para sistemas físicos como digitales, y la SUNAFIL está facultada para solicitarlos en cualquier momento, sin necesidad de previa notificación.

📌 2. ¿Qué considera SUNAFIL como “pérdida de registros”? Archivos físicos extraviados o destruidos. Documentación ilegible, rota o sin firma. Registros digitales no respaldados o borrados. Inaccesibilidad temporal sin alternativa válida. Sistemas caídos sin logs ni respaldo en nube. Información incompleta o alterada que impide su validación. Para SUNAFIL, no presentar los registros equivale a no haberlos llevado.

📌 3. ¿Qué consecuencias tiene la pérdida de registros? a. Infracción muy grave SUNAFIL lo considera una infracción muy grave por incumplimiento de obligaciones laborales esenciales. b. Multas Dependiendo del tamaño de la empresa y número de trabajadores afectados, las multas pueden alcanzar hasta: Microempresas: No aplican sanciones económicas (pero sí recomendaciones formales). Pequeñas empresas: Hasta S/ 45,000. Medianas y grandes: Hasta S/ 270,000. c. Presunción de incumplimiento Si no se pueden demostrar las horas trabajadas o no trabajadas, se presume que el trabajador cumplió con su jornada completa. d. Imposibilidad de defenderse Sin registros, la empresa no puede demostrar: Horas extras no laboradas. Inasistencias justificadas o no. Horarios pactados. Faltas reiteradas. Incumplimiento de jornada. Esto debilita su posición ante una demanda por despido, beneficios sociales, o retención arbitraria de haberes.

📌 4. ¿Cómo actúa SUNAFIL ante una empresa que ha perdido los registros? SUNAFIL suele tomar las siguientes medidas: Solicita una declaración formal del empleador justificando la pérdida. Realiza entrevistas a trabajadores como prueba indirecta. Compara la asistencia con la planilla, pagos y boletas. Revisa sistemas complementarios (videos, turnos, correos, ingresos). Puede aplicar multa y ordenar la implementación inmediata de medidas correctivas.

📌 5. ¿Qué puede hacer la empresa si ha perdido los registros? La respuesta debe ser inmediata, formal y respaldada: a. Emitir un informe de ocurrencia El área de RRHH o legal debe detallar: Fecha de pérdida. Causa exacta (fallo técnico, siniestro, error humano). Número de registros afectados. Medidas de contingencia aplicadas.

b. Recuperar información secundaria Si es posible, reconstruir la asistencia con: Bitácoras de supervisores. Informes de operaciones. Accesos a sistemas. Declaraciones juradas. Correos electrónicos de notificación de ingreso/salida.

c. Informar a SUNAFIL Si la pérdida se detecta durante una inspección, no ocultarla. SUNAFIL valora más una respuesta formal, responsable y proactiva, que una omisión o negación.

d. Iniciar inmediatamente medidas de prevención Backups automáticos diarios. Digitalización de formatos físicos. Sistemas de contingencia. Manuales de recuperación de datos. Firma digital o biométrica para trazabilidad.

📌 6. Casos frecuentes de pérdida y cómo se resuelven Caso 1: Empresa de logística Se extraviaron 3 meses de registros físicos por un traslado de oficinas. SUNAFIL aplicó una multa de S/ 62,000 y exigió un nuevo sistema digital. Caso 2: Empresa con sistema digital Un virus dañó el servidor local. No había backup en nube. SUNAFIL impuso sanción por falta de conservación y fallas en la política de respaldo.

📌 7. ¿Es válido alegar fuerza mayor o accidente? Sí, pero con prueba contundente: Informe de Defensa Civil (incendio, sismo). Denuncia policial por robo. Auditoría forense de sistemas. Declaración de proveedor de software. Aun así, la empresa deberá demostrar que tenía procedimientos de contingencia adecuados.

📌 8. ¿Qué pasa si los registros están dañados pero no perdidos? Si el archivo es ilegible, incompleto o corrupto, SUNAFIL puede considerar que no existe. Por tanto, no basta con tener el archivo: debe ser accesible, verificable y válido. Se recomienda: Revisiones mensuales de integridad documental. Escaneo de registros físicos. Archivos PDF con firma digital.

📌 9. Medidas gerenciales para prevenir este riesgo a. Sistema en la nube Toda empresa moderna debería contar con un sistema en la nube que genere respaldos automáticos, cifrados y con control de acceso.

b. Doble backup Uno en la nube y otro físico o en servidor local.

c. Revisión trimestral de registros Por parte del área legal, RRHH o auditoría interna.

d. Procedimiento formal ante pérdidas Un protocolo con pasos definidos, plazos y responsables.

e. Capacitación del personal Todo quien manipule registros debe ser entrenado en buenas prácticas documentales y ciberseguridad.

📌 10. Reflexión estratégica Para SUNAFIL, no existe excusa suficiente ante la pérdida de registros, porque el cumplimiento de las obligaciones laborales requiere evidencias tangibles. Los gerentes que subestiman este tema no solo arriesgan sanciones: pierden el control de su propia organización. Prevenir una pérdida de información es barato. Recuperarse de sus consecuencias, puede costar el futuro legal y financiero de la empresa.

Cuando SUNAFIL identifica que una empresa presenta deficiencias, irregularidades o ausencia de control de asistencia, no siempre impone sanciones económicas de inmediato. En muchos casos, sobre todo si es la primera inspección o si se trata de una micro o pequeña empresa, propone una serie de medidas correctivas destinadas a subsanar el incumplimiento y alinear a la empresa con la normativa laboral vigente. Para la alta dirección, conocer estas medidas no solo es una forma de anticiparse a una sanción, sino una oportunidad para transformar debilidades estructurales en ventajas competitivas. 📌 1. ¿Qué se considera una “falla” en el control de asistencia? SUNAFIL puede calificar como fallas las siguientes situaciones: No se lleva ningún registro de asistencia. Se utilizan formatos no aprobados, incompletos o ilegibles. Hay registros sin firma del trabajador (en controles físicos). El sistema digital no tiene trazabilidad ni respaldo. La marcación la realiza otra persona. No existe correspondencia entre la asistencia y la planilla. No se conservan los registros por 5 años. No hay política interna formalizada. Estas fallas pueden derivar en una infracción leve, grave o muy grave, dependiendo de su frecuencia y gravedad. Antes de imponer sanción, SUNAFIL puede optar por emitir medidas correctivas.

📌 2. ¿Qué son las medidas correctivas? Son acciones obligatorias, no punitivas, que SUNAFIL impone a la empresa para que regularice su situación laboral en un plazo determinado. Estas medidas se formalizan en un documento oficial, y su cumplimiento es monitoreado. Las medidas tienen tres objetivos: Prevenir futuras infracciones. Corregir los errores detectados. Asegurar que los trabajadores gocen de sus derechos.

📌 3. Tipos de medidas correctivas más frecuentes a. Implementación de un sistema de control de asistencia formal Si no existe registro alguno, SUNAFIL exigirá implementar uno en un plazo que puede variar entre 5 y 30 días hábiles, dependiendo del tamaño de la empresa.

b. Reemplazo del sistema actual por uno válido Si el sistema usado (por ejemplo, un Excel sin firmas ni trazabilidad) no cumple los criterios, SUNAFIL ordenará migrar a un sistema válido, ya sea manual con firmas o digital con trazabilidad.

c. Capacitación al personal sobre uso del sistema Cuando detecta que los trabajadores desconocen cómo y por qué registrar asistencia, SUNAFIL exige una capacidad informativa formal. Esta puede realizarla RRHH y debe dejar constancia firmada.

d. Implementación de políticas escritas SUNAFIL puede requerir la redacción, aprobación y difusión de una política de asistencia interna, incluyendo reglas de registro, faltas justificadas, permisos y sanciones.

e. Designación de responsables Se exige que la empresa designe formalmente a una persona o área encargada del control de asistencia, supervisión, archivo y respaldo documental.

f. Regularización de registros anteriores Cuando hay períodos sin registro o con formatos inválidos, SUNAFIL puede permitir su reconstrucción con: Reportes internos. Declaraciones juradas. Validaciones del área legal. El objetivo es recuperar al menos parcialmente la trazabilidad.

g. Implementación de respaldo documental En empresas que tienen sistemas digitales, pero sin backups, SUNAFIL exige implementar una política de respaldo diario o semanal, con almacenamiento seguro y auditable.

h. Envío de informes periódicos En casos complejos o reincidentes, SUNAFIL puede requerir que la empresa envíe informes mensuales sobre el uso del sistema, mejoras implementadas y seguimiento a las recomendaciones.

📌 4. ¿Qué pasa si no se cumplen las medidas correctivas? Si la empresa no cumple con las medidas en el plazo otorgado, se activa automáticamente: La imposición de multas económicas. La recalificación de la infracción como “grave” o “muy grave.” La inclusión de la empresa en listas de alto riesgo o reincidencia. Un proceso de fiscalización más exhaustivo en la próxima inspección. Además, la empresa pierde el beneficio de “buena fe” ante la autoridad laboral, lo cual afecta su defensa en futuras auditorías o denuncias.

📌 5. ¿Qué criterios usa SUNAFIL para decidir entre sanción o medida correctiva? SUNAFIL toma en cuenta los siguientes factores: Tamaño de la empresa (prioriza apoyo en MYPEs). Si es la primera fiscalización o no. Grado de afectación a los derechos del trabajador. Tiempo transcurrido desde el incumplimiento. Actitud de la empresa durante la inspección. Capacidad de demostrar intención de corregir. Si la empresa coopera activamente, suele acceder a medidas correctivas en lugar de sanciones.

📌 6. ¿Cómo debe actuar la gerencia ante una medida correctiva? a. Asignar un equipo responsable Lo ideal es que RRHH, legal y TI trabajen en conjunto para cumplir en plazo y forma.

b. Elaborar un plan de acción Debe incluir: Diagnóstico de la situación actual. Lista de correcciones a implementar. Cronograma detallado. Medios de verificación.

c. Documentar todo el proceso Cada medida cumplida debe estar respaldada con informes, actas, correos, fotos o capturas de sistema. SUNAFIL puede pedir evidencias.

d. Informar a SUNAFIL del cumplimiento Una vez implementadas las correcciones, se debe presentar un informe de cumplimiento, solicitando el cierre del procedimiento correctivo.

📌 7. ¿Pueden las medidas correctivas incluir acompañamiento técnico? Sí. En algunos casos, especialmente con MYPEs, SUNAFIL ofrece programas como: Asistencia técnica para formalización. Capacitaciones gratuitas en cumplimiento normativo. Guías digitales y modelos de control de asistencia. Estas herramientas pueden ser solicitadas directamente por la empresa.

📌 8. Ejemplos reales de medidas correctivas Caso 1: Restaurante en Arequipa No contaban con registro de asistencia. SUNAFIL impuso la medida de implementar un sistema biométrico y capacitar al personal en 15 días. La empresa cumplió y evitó una multa de S/ 42,000. Caso 2: Empresa de tecnología en Lima Usaban Google Sheets como control de asistencia sin firma ni trazabilidad. SUNAFIL solicitó reemplazarlo por un sistema con validación digital, designar un responsable y conservar los archivos en la nube.

📌 9. ¿Puede la empresa proponer sus propias medidas? Sí. En el marco del proceso de fiscalización, la empresa puede presentar un plan de mejora voluntario, detallando: Qué se detectó. Cómo se va a corregir. En qué plazo. Qué recursos se asignarán. Si es razonable y verificable, SUNAFIL puede aceptarlo como medida correctiva.

📌 10. Reflexión final Las medidas correctivas no deben verse como un castigo, sino como una segunda oportunidad para profesionalizar la gestión interna. Un gerente inteligente utiliza estas observaciones como una palanca para: Reorganizar procedimientos. Fortalecer la cultura de cumplimiento. Invertir en tecnología con retorno garantizado. Generar confianza institucional ante trabajadores y autoridades. En tiempos donde SUNAFIL intensifica su fiscalización, la diferencia entre una empresa sancionada y una empresa protegida está en la rapidez y rigor con que responde ante una falla.





🧾 Resumen Ejecutivo En un entorno empresarial donde la fiscalización laboral se ha intensificado y SUNAFIL ha incrementado su capacidad operativa y digital, el control de asistencia ha dejado de ser una simple rutina administrativa para convertirse en un componente central del cumplimiento legal, la productividad y la sostenibilidad corporativa. Durante el desarrollo de las diez preguntas más críticas sobre el tema, se han identificado patrones de riesgo, oportunidades de mejora, y herramientas clave para que la gerencia asegure el alineamiento total con la normativa vigente. A continuación, se sintetizan las principales conclusiones y su conexión estratégica con soluciones tecnológicas como WORKI 360. ✅ 1. El control de asistencia es una obligación legal con fuerte valor probatorio No contar con registros válidos o mantener sistemas vulnerables puede desencadenar multas que superan los S/ 270,000, además de exponer a la empresa a demandas laborales, reclamos por horas extras no pagadas y pérdida de casos judiciales por despidos.

✅ 2. SUNAFIL exige coherencia total entre asistencia, jornada y planilla La fiscalización no revisa documentos de forma aislada. Se exige una correspondencia exacta entre lo que se marca, lo que se paga y lo que se contrata. Esto obliga a la empresa a tener sistemas integrados de RRHH, nómina y asistencia.

✅ 3. Las tecnologías modernas son el único blindaje real Los controles físicos o caseros ya no son suficientes. Solo herramientas con trazabilidad, autenticación, geolocalización y respaldo automático —como las que ofrece WORKI 360— garantizan cumplimiento normativo, reducción de errores humanos y fortalecimiento legal ante SUNAFIL.

✅ 4. La pérdida de registros o su manipulación equivale a no cumplir la ley SUNAFIL considera inválido cualquier sistema que no permita auditoría, recuperación o verificación externa. Ante la pérdida de registros, se presume el cumplimiento del trabajador, y se debilita completamente la posición legal del empleador.

✅ 5. La gestión de ausencias y justificantes debe estar protocolizada No basta con aceptar certificados médicos o correos informales. Toda inasistencia debe estar documentada, clasificada y archivada con rigor, ya que cada día no justificado correctamente puede ser considerado una infracción o una falta de control.

✅ 6. Las denuncias laborales disparan auditorías integrales Una sola denuncia puede detonar una revisión completa del sistema de asistencia, y si se detectan errores estructurales, la sanción se extiende a toda la operación. Tener procedimientos, trazabilidad y respuestas automatizadas es vital para contener este tipo de crisis.

✅ 7. Las medidas correctivas son una oportunidad para mejorar Cuando SUNAFIL detecta fallas, puede otorgar plazos de regularización y acompañamiento técnico antes de aplicar sanciones. Las empresas que actúan con rapidez y profesionalismo fortalecen su imagen institucional y previenen sanciones futuras.

✅ 8. La responsabilidad recae sobre la gerencia El control de asistencia es un tema que debe escalar a la alta dirección, ya que sus implicancias afectan directamente la legalidad de la planilla, la gestión del talento, la reputación ante SUNAFIL y la sostenibilidad laboral.

🚀 ¿Dónde entra WORKI 360? WORKI 360 es más que un sistema de asistencia: es una plataforma integral de cumplimiento, trazabilidad y defensa documental frente a SUNAFIL y otros entes fiscalizadores. Sus funcionalidades permiten: Registro de asistencia digital con geolocalización. Integración automática con planilla y gestión de ausencias. Control de horas extras y descansos con validación legal. Reportes exportables para inspecciones SUNAFIL. Backup automático en la nube por 5 años. Flujos de aprobación de permisos y licencias. En un entorno donde el error documental puede costar una sanción millonaria, herramientas como WORKI 360 transforman el riesgo en oportunidad y el cumplimiento en una ventaja competitiva. 🧩 Conclusión Final Para la gerencia moderna, el control de asistencia ya no es un “tema de RRHH”: es un eje de cumplimiento, prevención legal y orden organizacional. Conocer cómo SUNAFIL fiscaliza, qué exige, cómo reacciona ante denuncias y qué medidas propone, permite a las empresas blindar sus procesos y anticiparse al riesgo. Y quienes lideran este cambio —adoptando tecnología, profesionalizando el control y formalizando cada proceso— no solo evitan sanciones: ganan solidez operativa, confianza institucional y legitimidad legal.