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Sistema de recursos humanos RRHH

Servicios y productos de Worki 360

Sistema de Recursos Humanos


A continuaci贸n detallamos:



Software de recursos humanos y gesti贸n de talento WORKI 360

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Worki 360 HR Es el sistema empresarial de recursos humanos que integra y automatiza todos los m贸dulos del 谩rea de Gesti贸n de Talento, Administraci贸n y Finanzas. Escr铆benos a info@worki360.com para realizarte una demo.

驴Qui茅n puede utilizar nuestra Sistema de Gesti贸n de Recursos Humanos Worki 360? Cada empresa tiene la capacidad de implementar sus propias politicas internas, las caules incluyen el acceso a las diferentes instancias de los sistemas de gesti贸n del personal de la organizaci贸n. El departamento de TI ser谩 el encargado de establecer qu茅 usuarios pueden acceder a qu茅 partes de la Plataforma de Gesti贸n de Recursos Humanos podr谩n realizar su ingreso en funci贸n del perfil asignado a trav茅s del sistema de control de acceso incluido dentro de los m贸dulos de Worki, en base a las necesidades y vinculaci贸n que tiene cada perfil, rolo o puesto que ocupa el empleado en la empresa. De forma general, especificaremos de que forma puede ingresar cada perfil establecido en la plataforma:

Los empleados usan el Sistema para acceder a su propia informaci贸n como trabajadores de la organizaci贸n, esto debido a la necesidad que tiene el personal de recibir informaci贸n valioso de su permanencia en la empresa, que le permita tomar decisiones valiosas, como conecer su puesto, consultar sus asistencias, revisar su evaluaci贸n de desempe帽o o verificar en que posici贸n se encuentra situado dentro del organigrama. Esta son solo algunas funciones que tienen los m贸dulos del sistema de recursos humanos de Worki 360, de igual forma este sistema actua como un portal para el empleado en el cual podra consultar el directorio de telefonos de cualquier colaborador, cumplea帽os, telefonos, puesto que ocupa o revisar las 煤ltimas noticias y politicas publicadas por los directivos de la empresa o del departamento de gesti贸n de talento o recursos humanos.

La relaci贸n de puestos que estan vigentes en la organizaci贸n o ya se que se necesite consultar, gestionar o realizar el control de las vacaciones, justificaci贸n de inasistencias, horarios asignados. Todo esto es importante y f谩cil de controlar a trav茅s de nuestra plataforma. Gestiona de manera eficiente, f谩cil y r谩pida todo el control de los empleados, y postulantes a la organizaci贸n, revisar las vacantes de la organizaci贸n y los postulantes, descargar los curriculums vitae nunca fue tan sencillo como realizarlo con la plataforma de recursos humanos worki 360. Realizar la evaluaci贸n del rendimiento, metas corporativas o de equipo o sacar provecho del aprendizaje colaborativo, para para participar y obtener feedback en la red social corporativa...

En definitiva, Worki 360 es una de las mejores herramientas de gesti贸n de talento del mundo. Considerado un world class en definitiva por la mayor铆a de directivos de las principales empresas del mundo en relaci贸n al costo totalmente accesible para cualquier organizaci贸n ya sea peque帽a o grande. El valor que ofrece Worki 360 es inmensurable ademas de poder tener accceso a trav茅s de cualquier dispositivo, ya sea su laptop, un ipad, un celular, todos los datos pueden ser consultados a trav茅s de la plataforma web desde cualquier parte del mundo.

Los gerentes y directores usan el software de gesti贸n de recursos humanos de Worki para asignar vacaciones, evaluar, programar el desarrollo profesional o visualizar el desempe帽o del empleado y del equipo. El uso de nuestra herramientas mejora el rendimiento y comunicaci贸n de la organizaci贸n de manera comprobada. acelerando considerablemente el rendimiento de los equipos.

Un gestor puede acceder a un mapa de talento y saber r谩pidamente qu茅 competencias necesita cada miembro de su equipo para alcanzar los objetivos individuales y corporativos. Por otra parte, disponer de informaci贸n actualizada, online y confiable permite a los gestores realizar evaluaciones de rendimiento, desempe帽o, potencial individual de forma continua, mejorando la gesti贸n y brindando feedback de manera continua y permanente haciendo que la organizaci贸n de los empleados se controle de manera r谩pida y de f谩cil acceso.

El software de gesti贸n del talento de Worki 360 ha demostrado ser una de las mejores herramientas del mercado para el control de los empleados, siendo pieza fundamental para proyectar y ejecutar estrategias orientadas a la consecuci贸n de objetivos dentro de su organizaci贸n.

De igula forma la explotaci贸n de datos y La anal铆tica integrada con cubos de datos e informaci贸n, te permite acceder a informaci贸n procesada y lista para la toma de decisiones de cualquier 谩rea de la empresa, ya sea RRHH o cualquier directivo que necesite acceder. Permitiendo a los gerentes supervisar de manera m谩s eficiente, con la consistencia que aportan estos datos.

El departamento de recursos humanos necesita, sobre todo, gestionar con eficiencia, agilidad, sencillez, de forma online, web, con movilidad, seguridad y en tiempo real. El uso del software de recursos humanos de Worki 360 sirve atraer y contratar, para los procesos de incorporaci贸n de nuevos empleados, para desplegar las estrategias de formaci贸n y desarrollo de personal, para establecer las compensaciones salariales o para planificar la sucesi贸n. Con los sistemas actuales, los t茅cnicos de RRHH pueden anticipar necesidades futuras y establecer planes de talento a corto, medio o largo plazo. El software de recursos humanos de Worki mejora sustancialmente los ratios de retenci贸n ya que muestra qu茅 empleados con alto desempe帽o est谩n en riesgo de abandono.

Para los que forma parte de la directiva de la organizaci贸n o el directorio situan el software de RRHH de Worki en la categor铆a de necesidad estrat茅gica. Ahora, la alta direcci贸n puede expandir su visi贸n de la sucesi贸n y llegar a perfiles que quiz谩s no imaginaba que ten铆a en la empresa.

De esta forma podr铆an localizar f谩cil y r谩pidamente a las personas mejor preparadas para ascender o ser reubicadas, tener acceso al legajo o descargar su cv, potenciando as铆 el reclutamiento interno.

Por otra parte, al ser Worki un sistemas moderno incorpora funcionalidades de redes sociales empresariales lo que permiten 鈥渄emocratizar鈥 el acceso a la alta direcci贸n y la gesti贸n de la comunicaci贸n en l铆nea.

Los altos ejecutivos por su parte pueden disponer de feed back inmediato ante cualquier actividad corporativa, conocer mejores pr谩cticas, intercambiar conocimientos, empoderar el talento interno, dar a conocer las actividades propias, realizar anuncios, poner en marcha iniciativas de crowdsourcing o de innovaci贸n abierta.

Los clientes externos y colaboradores usan la plataforma de gesti贸n de recursos humanos para acceder a informaci贸n o directrices de gobernanza, para comunicaci贸n interna, para realizar formaci贸n espec铆fica o para gestionar alg煤n proceso concreto.




Evaluaci贸n de desempe帽o



Plataforma de Evaluaci贸n de desempe帽o laboral

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Software de Evaluaci贸n de desempe帽o laboral

Implementaci贸n del sistema de evaluaci贸n Una vez conocidos los aspectos principales que debiera tener la planificaci贸n del proceso y luego de que se ha dise帽ado el sistema con el cual se realizar谩 la evaluaci贸n en la organizaci贸n, se est谩 en condiciones de implementarlo. En esta etapa del trabajo se identificar谩n aquellos aspectos principales que se deben considerar a la hora de implementar el sistema de Worki 360, as铆 como lo que debiera hacer la organizaci贸n cuando el sistema est谩 en marcha. La etapa de implementaci贸n corresponde a aquella en la cual la organizaci贸n pone en pr谩ctica el sistema dise帽ado, sin embargo, antes de comenzar a utilizarlo es importante que la organizaci贸n informe a los trabajadores sobre el sistema que se va aplicar, principalmente respecto a qu茅 se va a evaluar, de modo que ambas partes concuerden. En algunos casos es m谩s f谩cil definir las expectativas de desempe帽o cuando 茅stas son con base en resultados espec铆ficos, sin embargo, si bien existen puestos de trabajo en los cuales esta tarea es m谩s complicada, 鈥渓a evaluaci贸n se deber谩 basar siempre en expectativas de desempe帽o claramente entendidas鈥 Adem谩s, los trabajadores deber谩n conocer c贸mo funciona el sistema, el objetivo del mismo y cu谩l es su rol en el proceso, seg煤n lo se帽alado por Maristany. Juntamente con ello, en esta etapa se debe capacitar a los evaluadores en el uso del sistema, darles a conocer su objetivo, lo que deber谩n evaluar, el uso adecuado de las escalas de evaluaci贸n, si corresponde, etc., todo lo relacionado con el sistema que se aplicar谩; as铆 mismo, se les debe dar a conocer la oportunidad de la aplicaci贸n y la periodicidad. Tambi茅n es importante mencionar que 鈥渓a capacitaci贸n de los evaluadores debe ser un proceso continuo, de modo que 茅ste pueda garantizar congruencia y exactitud, en donde se debe




Evaluaci贸n y Medici贸n de Clima Laboral



Evaluaci贸n y Medici贸n de Clima Laboral

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Evaluaci贸n y Medici贸n de Clima Laboral

En la actualidad las estrategias sobre direcci贸n y desarrollo del personal son el factor m谩s importante que permite el logro de los objetivos empresariales. Dentro de este campo existen procesos que intervienen, tales como: capacitaci贸n, remuneraci贸n, condiciones de trabajo, motivaci贸n, clima organizacional, etc. El factor humano constituye un elemento vital para el desarrollo de los procesos de cualquier organizaci贸n. Estudios sobre el comportamiento humano han demostrado que cuando un empleado se siente satisfecho y motivado alcanza un desempe帽o superior en la realizaci贸n de su trabajo. Un tema importante en la medici贸n del clima laboral es saber diferenciar la satisfacci贸n y la motivaci贸n, que son dos conceptos frecuentemente utilizados como sin贸nimos, pero que implican tem谩ticas distintas y estrategias de gesti贸n diferenciadas. El hecho de estar satisfecho no asegura que la persona se encuentre motivada, pero ciertamente si te encuentras motivado es un signo de que est谩s satisfecho. La satisfacci贸n puede disminuir el ausentismo en el trabajo, debido a que los colaboradores se sienten satisfechos con la labor que desempe帽an, en el caso de la motivaci贸n hace que los colaboradores lleguen m谩s all谩 de solo disminuir el ausentismo, sino que le ponen empe帽o a las labores que realizan, pudiendo dar m谩s de lo solicitado.

La encuesta de Clima Laboral permitir谩 medir el nivel de satisfacci贸n del personal en general, y en el caso de la motivaci贸n se requiere de un trabajo de profundizaci贸n con cada uno de los colaboradores y desde el inicio de sus labores en la organizaci贸n, conociendo que aspectos son los que lo motivan. Para una evaluaci贸n integral de la satisfacci贸n laboral es vital no quedarse con los resultados de la encuesta de clima laboral sino encontrar aquellos aspectos que realmente valoran los colaboradores ya que puede darse el caso que exista aspectos en los que no est茅n satisfechos pero que no son relevantes para ellos, por lo que ser谩 necesario profundizar dichos aspectos con entrevistas al personal o de grupos focales. Sobre los aspectos priorizados se tendr谩 que realizar los planes de acci贸n.




Control de Asistencia



Sistema de Control de asistencia de personal con geolocalizaci贸n y reconocimiento facial (AI)

Nuestro sistema es una plataforma web la cual constar谩 con diferentes perfiles de acceso y funcionalidades, estos son: 飩 Jefe administrativo, el cual tendr谩 las siguientes funcionalidades: o Marcar ingreso y salida de su jornada laboral. o Listar horas trabajadas en un rango de fechas. o Generar reporte de horas trabajadas en un rango de fechas. o Registrar atraso. o Crear marcaje extraordinario. 飩 Funcionario administrativo, el cual tendr谩 las siguientes funcionalidades: o Marcar ingreso y salida de su jornada laboral. o Listar horas trabajadas en un rango de fechas. o Generar reporte de horas trabajadas en un rango de fechas. 飩 Administrador del sistema, el cual tendr谩 las siguientes funcionalidades: o Crear administrativos. o Crear y asignar campus universitario. o Crear y asignar puntos de marcado. o Crear y asignar Smartphone. o Crear y asignar horarios de trabajo. o Registrar rango de IPs.

Objetivos espec铆ficos 飩 Marcar ingreso y salida del establecimiento utilizando una aplicaci贸n m贸vil para facilitar esta tarea a los funcionarios. 飩 Mostrar horas trabajadas y atrasos a trav茅s de la aplicaci贸n m贸vil para que cada funcionario pueda tener conocimiento de sus asistencias y/o atrasos. 飩 Emitir reportes por un rango de fecha de las horas trabajadas, con sus horas de ingreso y salida correspondientes utilizando el sistema web, para qu茅 la universidad pueda tener libre acceso a ellos 飩 Marcar ingreso a trav茅s del sistema web utilizando su correo institucional, para que en caso de olvidar su dispositivo m贸vil pueda marcar su ingreso. 飩 Asignar los rangos IP a cada campus para que los administrativos puedan marcar desde un computador de la universidad. 飩 Asignar puntos de marcado en cada campus de la universidad para que los administrativos puedan marcar su ingreso. 飩 Registrar los celulares de cada usuario utilizando su uuid, para que solo pueda marcar su ingreso desde un dispositivo y evitar que marque con la cuenta de otro. 飩 Actualizar los datos de las horas de trabajo de los diferentes trabajadores a trav茅s del sistema web para que dichos cambios sean r谩pidos y queden registrados
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Software de gesti贸n de entradas y salidas de personal




Gesti贸n de vacaciones de empleados



Plataforma de Control y gesti贸n de vacaciones de empleados

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Software de gesti贸n y control de vacaciones de personal

Objetivos y alcances del sistema Objetivo General 飩 Sistema de informaci贸n para el control de vacaciones que pueda ser utilizado por todas las 谩reas de la empresa. Objetivos espec铆ficos 飩 Dise帽o de los m贸dulos Solicitud de vacaciones, C谩lculo y procesos de vacaciones y Reportes del sistema. 飩 Desarrollar los m贸dulos Solicitud de vacaciones, Calculo y procesos de vacaciones y Reportes del sistema. 飩 Realizar pruebas de calidad al sistema desarrollado. 飩 Documentar a nivel de usuario y t茅cnico la funcionalidad del sistema que se desarrolle. 飩 Brindar capacitaci贸n al usuario final del sistema en la funcionalidad desarrollada.




Sistema de Reclutamiento y Selecci贸n de personal (ATS)



Sistema de Reclutamiento y Selecci贸n de personal (ATS)

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Software de gesti贸n y medici贸n de clima laboral corporativo para personal.

El proceso de reclutamiento El reclutamiento implica un proceso que var铆a seg煤n la organizaci贸n. El comienzo del proceso de reclutamiento depende de la decisi贸n de l铆nea. Es decir, la dependencia de reclutamiento no tiene autoridad para efectuar ninguna actividad de reclutamiento sin la debida toma de decisi贸n por parte de la dependencia que tiene la vacante por llenar. Como el reclutamiento es una funci贸n de staff, sus actos dependen de la decisi贸n de l铆nea, que se oficializa mediante una solicitud de empleado o solicitud de personal. Se trata de un documento que debe llenarse y entregarse por la persona que quiere llenar una vacante en su departamento o secci贸n. Los detallen incluidos en el documento dependen del grado de complejidad existente en el 谩rea de recursos humanos: cuanto mayor sea la complejidad, menores ser谩n los detalles que el responsable de la dependencia emisora deba llenar en el documento. Cuando la recibe la dependencia de reclutamiento, verifica en los archivos si est谩 disponible alg煤n candidato adecuado; si no, debe reclutarlos a trav茅s de las t茅cnicas de reclutamiento m谩s indicadas para el caso. Medios de reclutamiento

El mercado de recursos humanos presenta diversas fuentes que deben establecerse y localizarse por la Empresa que pasa a influir en ellas, a trav茅s de m煤ltiples t茅cnicas de reclutamiento, con el prop贸sito de atraer candidatos para atender sus necesidades. Tambi茅n hemos visto que el mercado de recursos humanos est谩 conformado por un conjunto de candidatos que pueden estar empleados (trabajando en alguna Empresa) o disponibles (desempleados). Los candidatos, empleados o disponibles, pueden ser reales (que est茅n buscando empleo o pretenden cambiar el que tienen) o potenciales (los que no est谩n interesados en buscar empleo). Esto explica los dos medios de reclutamiento: el interno y el externo. El reclutamiento se denomina externo cuando tiene que ver con los candidatos reales o potenciales, disponibles o empleados en otras Empresas, y su consecuencia es una entrada de recursos humanos. Se denomina interno cuando implica candidatos reales o potenciales empleados 煤nicamente en la propia Empresa, y su consecuencia es una procesamiento interno de recursos humanos.

Reclutamiento interno El reclutamiento interno cuando, al presentarse determinada vacante, la Empresa intenta llenarla mediante la reubicaci贸n de sus empleados, los cuales pueden ser ascendidos (movimiento vertical) o transferidos (movimiento horizontal) o transferidos con promoci贸n (movimiento diagonal). Puede implicar: 飪 Transferencia de personal 飪 Ascensos de personal 飪 Transferencias con ascenso de personal 飪 Programas de desarrollo de personal 飪 Planes de 鈥減rofesionalizaci贸n鈥 (carreras) de personal El reclutamiento interno exige una intensa y continua coordinaci贸n e integraci贸n de la dependencia de reclutamiento con las dem谩s dependencias de la Empresa.

El reclutamiento interno exige el conocimiento previo de una serie de datos e informaciones relacionados con los otros subsistemas, a saber: 飦 Resultados de las pruebas de selecci贸n 飦 Resultados de las evaluaciones de desempe帽o 飦 Resultados de los programas de entrenamiento y perfeccionamiento 飦 Ex谩menes de los an谩lisis y descripciones de cargo 飦 Examen de los planes de carreras 飦 Verificaci贸n de las condiciones de ascenso y sustituci贸n Ventajas del reclutamiento interno 飪 Es m谩s econ贸mico para la Empresa: pues evita gastos de avisos de prensa u honorarios de Empresas de reclutamiento, costos de recepci贸n y admisi贸n de candidatos, etc. 飪 Es m谩s r谩pido: dependiendo de la posibilidad de que el empleado se transfiera o ascienda de inmediato, y evita las frecuentes demoras del reclutamiento externo. 飪 Presenta mayor 铆ndice de validez y de seguridad: puesto que ya se conoce el candidato, se lo evalu贸 durante cierto per铆odo y fue sometido al concepto de sus jefes. 飪 Es una poderosa fuente de motivaci贸n para los empleados: pues 茅stos vislumbran la posibilidad de progreso dentro de la organizaci贸n, gracias a las oportunidades ofrecidas a quienes presentan condiciones para un futuro ascenso. 飪 Aprovecha las inversiones de la Empresa en entrenamiento de personal: que muchas veces s贸lo tiene su retorno cuando el empleado pasa a ocupar cargos m谩s elevados y complejos. 飪 Desarrolla un sano esp铆ritu de competencia entre el personal: teniendo presente que




Sistema de OnBoarding y Offboarding



Sistema de OnBoarding y Offboarding

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Sistema de On Boarding y Offboarding

El proceso de onboarding ha dejado de ser un evento aislado de un m谩ximo de 2 o 3 d铆as tras la incorporaci贸n del nuevo empleado para pasar a convertirse en un proceso que comienza incluso antes de la contrataci贸n, durante el proceso de atracci贸n del talento, y que se alarga hasta doce meses tras la incorporaci贸n a la organizaci贸n. El proceso formal de onboarding es un programa multidimensional que cubre tres 谩reas: el contexto del negocio, la integraci贸n en la cultura y aspectos concretos de la posici贸n. En definitiva, qui茅nes somos, c贸mo lo hacemos y qu茅 se espera de nosotros. Hay una implicaci贸n m谩s activa de los ejecutivos senior. La direcci贸n ejecutiva de la empresa tiene un papel clave en inspirar a los nuevos empleados desde el primer momento y ayudarles a entender el prop贸sito global de la organizaci贸n.

El onboarding vive una transformaci贸n digital. La tecnolog铆a est谩 asumiendo una funci贸n central en el desarrollo y la medici贸n del onboarding, y provee de datos para un mejor seguimiento de las mejoras en el proceso. Con la incorporaci贸n de la tecnolog铆a al proceso de onboarding, se pueden identificar necesidades de formaci贸n, crear un plan de aprendizaje y poner en marcha m贸dulos espec铆ficos de elearning, adem谩s de ayudar a los empleados a conectarse, comprometerse y compartir. El uso de los analytics y el big data en el onboarding es tambi茅n una clara tendencia. Los analytics son cada vez m谩s utilizados para medir el impacto y la efectividad del proceso. Las empresas los utilizan para evaluar la primera impresi贸n de los empleados o su experiencia con todo este proceso y para el an谩lisis predictivo.




Sistema Portal de Empleados



Sistema Portal de Empleados

El portal de empleado es, por definici贸n, una herramienta diversa con una gran ductilidad para adaptarse a las necesidades de cada organizaci贸n y para personalizarse seg煤n el sector de empleados a la que va dirigida. Podemos identificar, sin embargo, algunos de los principales usos que hacen de ella las organizaciones: 赂 Comunicaci贸n Interna: El portal permite la translaci贸n de mensajes de la direcci贸n a los empleados ya sea en forma de cartas abiertas, noticias de inter茅s, boletines peri贸dicos, notificaciones, calendarios de planes de acci贸n, etc. Tambi茅n permite la comunicaci贸n de abajo a arriba en forma de participaci贸n: propuestas de mejora, grupos de calidad, encuestas, la pregunta del mes, etc. El portal garantiza la fiabilidad de la informaci贸n, evitando los canales informales, y el acceso igualitario y universal en la misma.

赂 Administraci贸n: Permite al trabajador resolver gestiones habituales y rutinarias: cambio del n煤mero de cuenta corriente, solicitudes de traslado, consulta de n贸minas, justificaci贸n de gastos, informaci贸n de vacantes, gesti贸n de vacaciones, permisos e incapacidad temporal. Esta secci贸n presenta un alto inter茅s para el empleado y a menudo puede servir de punta de lanza para extender el conocimiento y el uso del resto de posibilidades del portal. En los procesos de selecci贸n y promoci贸n interna el portal permite un acceso igualitario y transparente a las ofertas. 赂 Formaci贸n: El portal permite identificar necesidades formativas, ofrecer cursos online, FAQs (Frequently Asked Questions), es decir, listados de las preguntas m谩s frecuentes de cada sector de actividad, v铆nculos de inter茅s ordenados por sector de actividad, etc.

赂 Redes de conocimiento: Permiten crear una base de datos del capital intelectual de la empresa. Agrupa las aportaciones realizadas en la resoluci贸n de problemas de manera que sean consultables cuando se repita la situaci贸n. El proceso de resoluci贸n puede surgir de manera individual o como fruto de un proceso colectivo de discusi贸n y reflexi贸n. As铆, las redes de conocimiento se pueden organizar de diversas maneras, no exclusivas:
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Sistema Portal de Empleados




Estructura organizacional y Organigrama Empresarial



Estructura organizacional y Organigrama Empresarial

Estructura organizacional Estructura organizacional
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Plataforma web de Gesti贸n de organigrama de empleados de la empresa.

En las organizaciones tradicionales dise帽adas para el desempe帽o eficiente, la estrategia es formulada por los altos directivos e impuesta en la organizaci贸n. Los altos directivos piensan en la forma de hacer que la organizaci贸n responda mejor a la competencia, utilizar los recursos con eficiencia y manejar los cambios en el entorno. En contraste, en la organizaci贸n que aprende, las acciones acumuladas de una fuerza de trabajo informada y facultada para decidir contribuyen al desarrollo estrat茅gico. Como todos los empleados est谩n en contacto con los clientes, los proveedores y la nueva tecnolog铆a, ayudan a identificar las necesidades y soluciones y participan en la elaboraci贸n de estrategias. Adem谩s, la estrategia surge de las sociedades con proveedores, clientes y otras empresas. Considere el caso de IBM, donde los altos directivos sol铆an realizar toda la planeaci贸n estrat茅gica. Ahora, la empresa invita a sus clientes, as铆 como a las personas de organizaciones sin fines de lucro, de negocios, gubernamentales y acad茅micas a ayudarles y luego publica los resultados mediante conferencias y reportes.

Las empresas que aprenden est谩n dispuestas a compartir sus mejores ideas. Las organizaciones se vuelven colaboradoras, as铆 como competidoras, y experimentan para encontrar la mejor manera de aprender y adaptarse. Los l铆mites entre las organizaciones se vuelven difusos, pues a menudo, las empresas forman sociedades para competir globalmente, uni茅ndose en ocasiones en organizaciones modulares o de redes virtuales conectadas electr贸nicamente




Sistema de boletas de pago digital



Sistema de gesti贸n de Boletas de pago digital

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Software de gesti贸n de Boletas de pago digital

Es recurrente en muchas empresas a nivel nacional la b煤squeda de herramientas y m茅todos que permitan agilizar y efectivizar el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Una de las obligaciones laborales que demanda mayor tiempo es la firma de las boletas de pago, cuya labor es relativamente sencilla en empresas con poco cantidad de trabajadores; sin embargo, se torna en una tarea programada en empresas que superan los 100 trabajadores. As铆, recordemos adem谩s, que de acuerdo con lo dispuesto por el art铆culo 19 del Decreto Supremo N掳 001-98-TR, Normas reglamentarias relativas a obligaci贸n de los empleadores de llevar Planillas de Pago, todo empleador deber谩 entregar al trabajador la boleta de pago a m谩s tardar el tercer d铆a h谩bil siguiente a la fecha de pago. Dentro de este contexto, y tomando en consideraci贸n que en la actualidad el desarrollo de muchas empresas a nivel nacional va de la mano con el incremento del uso de tecnolog铆as de la informaci贸n, mediante el indicado Decreto Supremo se regul贸 la posibilidad del uso de la firma digitalizada que, como veremos a continuaci贸n, gener贸 incertidumbre, a tal punto que, a la fecha, casi 3 a帽os despu茅s de la modificaci贸n legislativa, continuamos cuestion谩ndonos su uso en las boletas de pago.

1. Obligaci贸n de entrega de las boletas de pago A trav茅s de la publicaci贸n del Decreto Supremo N掳 009-2011-TR, el 23 de julio de 2011, se modificaron los art铆culo 18掳 y 19掳 del Decreto Supremo N掳 001-98-TR, referidos ambos a la obligaci贸n de toda empresa de entregar a sus trabajadores las boletas de pago. En relaci贸n con las boletas de pago, esta norma modific贸 espec铆ficamente lo siguiente: 鈥淎rt铆culo 18掳 El pago de la remuneraci贸n se acredita con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aqu茅l se haga a trav茅s de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el art铆culo siguiente, o mediante el empleo de tecnolog铆as de la informaci贸n y comunicaci贸n. En los casos en que el pago de la remuneraci贸n se realice a trav茅s de las empresas del sistema financiero, el pago se acredita con la constancia de dep贸sito en la cuenta de ahorros a nombre del trabajador. La boleta de pago contiene los mismos datos que figuran en las correspondientes planillas. En los casos que el empleador cuente con menos de cien trabajadores, la boleta de pago deber谩 ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con m谩s de cien trabajadores, la firma ol贸grafa y el sellado manual de las boletas de pago podr谩n ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripci贸n en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoci贸n del Empleo.鈥 Entonces, con la modificaci贸n de este art铆culo, se busc贸 facilitar la emisi贸n y entrega de boletas de pago de remuneraciones, permitiendo reemplazar la firma manual por la firma digitalizada, en tanto se cumpliera con los siguientes requisitos: a. Contar con m谩s de cien (100) trabajadores. b. Celebrar un acuerdo previo con los trabajadores sobre la firma digitalizada. c. Inscripci贸n en el Registro de Firmas. Sin embargo, hasta la fecha no se ha creado el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoci贸n el Empleo.

Aplicaci贸n supletoria del C贸digo Civil No obstante est谩 conclusi贸n, el MTPE a efectos de no perjudicar a los usuarios y acogi茅ndose de manera extensiva a lo dispuesto por el art铆culo 141-A del C贸digo Civil, ha establecido que la firma digitalizada calificar铆a como un mecanismo v谩lido a trav茅s del cual el empleador puede manifestar su voluntad o utilizarlo para firmar documentos, y por tanto, conforme a las normas civiles, se har铆a extensiva su aplicaci贸n a la firma de las boletas de pago. En efecto, de acuerdo con lo dispuesto por el art铆culo 141-A del C贸digo Civil se regula: 鈥淓n los casos en que la ley establezca que la manifestaci贸n de voluntad deba hacerse a trav茅s de alguna formalidad expresa o requiera de firma, 茅sta podr谩 ser generada o comunicada a trav茅s de medios electr贸nicos, 贸pticos o cualquier otro an谩logo Trat谩ndose de instrumentos p煤blicos, la autoridad competente deber谩 dejar constancia del medio empleado y conservar una versi贸n 铆ntegra para su ulterior consulta."

2. Opini贸n t茅cnica del Ministerio de Trabajo Frente a esta situaci贸n, buscando alguna alternativa de soluci贸n, el Ministerio de Trabajo y Promoci贸n del Empleo (en adelante, MTPE) ha emitido el Informe N掳 065-2013-MTPE/2/14.1, de fecha 22 de agosto de 2013, de la Direcci贸n de Pol铆ticas y Normativa de Trabajo del MTPE. Es as铆 que, el an谩lisis desarrollado en este informe, inicia con la distinci贸n entre la firma digital y la firma digitalizada, para centrarse posteriormente en 茅sta 煤ltima. As铆, debemos tener en cuenta las siguientes definiciones: a. Conforme a lo establecido por el art铆culo 1掳 de la Ley N掳 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, debemos entender por firma electr贸nica 鈥渁 cualquier s铆mbolo basado en medios electr贸nicos utilizado o adoptado por una parte con la intenci贸n precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones caracter铆sticas de una firma manuscrita.鈥 b. Adicionalmente, esta misma norma, en su art铆culo 3掳, se帽ala que la firma digital es 鈥渁quella firma electr贸nica que utiliza una t茅cnica de criptograf铆a asim茅trica, basada en el uso de un par de claves 煤nico; asociadas una clave privada y una clave p煤blica relacionadas matem谩ticamente entre s铆, de tal forma que las personas que conocen la clave p煤blica no puedan derivar de ella la clave privada.鈥 c. De otra parte, seg煤n el informe del MTPE, se entiende por firma digitalizada, denominada tambi茅n firma escaneada, 鈥渁 aquella que se forma a consecuencia del traslado de un documentos del soporte f铆sico a un formato electr贸nico鈥. Frente a ello, se pone el ejemplo de, a trav茅s del uso de un esc谩ner, digitalizar la firma de una determinada persona. Luego de establecer claramente las diferencias y caracter铆sticas particulares de cada uno de los conceptos descritos anteriormente, el MTPE se centra en determinar si el uso de la firma digitalizada en las boletas de pago est谩 permitido legalmente. Dentro de este contexto, el MTPE en su informe, reconoce expresamente que la firma digitalizada y su uso en las boletas de pago, al estar condicionado a la implementaci贸n de un Registro de Firmas a la fecha inexistente, no se encontrar铆a vigente.

4. Conclusiones En base a todo lo expuesto, tenemos que, actualmente, a criterio del MTPE, la firma digitalizada es un mecanismo v谩lido para manifestar la voluntad y conformidad de las empresas en las boletas de pago, siendo por tanto v谩lido su uso. Sin embargo, consideramos de suma importancia resaltar un p谩rrafo contenido en la parte introductoria del Informe N掳 065-2013-MTPE, mediante el cual el MTPE emite opini贸n t茅cnica y analiza la aplicaci贸n de la firma digitalizada en las boletas de pago; toda vez que, es la propia Direcci贸n de Pol铆ticas y Normativa de Trabajo, la que establece expresamente que 鈥渓a opini贸n t茅cnica de ninguna manera produce efectos jur铆dicos sobre los administrados recurrentes, al no resolver casos concretos que corresponden a las instancias administrativas o judiciales competentes de acuerdo al marco legal鈥.




Pruebas Psicot茅cnicas y psicol贸gicas laborales



Sistema de Pruebas Psicot茅cnicas y psicol贸gicas laborales

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Software de gesti贸n de Pruebas Psicot茅cnicas y psicol贸gicas laborales

Las organizaciones de hoy buscan el bienestar integral de sus colaboradores, estando pendientes de sus necesidades y sus metas, canalizando sus energ铆as y orient谩ndolas hacia el logro de los objetivos de la organizaci贸n para poder diferenciarse de la competencia y alinearse a los cambios del entorno. El mercado laboral global cambia cada d铆a, se vuelve cada vez m谩s exigente y, en respuesta a ello, las organizaciones buscan incorporar profesionales competentes, que sean vers谩tiles y puedan adaptarse a los cambios r谩pidamente.

Las organizaciones ante estos cambios buscan a los psic贸logos organizacionales como aliados en este proceso de adaptaci贸n, considerando que el psic贸logo en el transcurrir de los a帽os de formaci贸n ha adquirido gran destreza en el manejo de herramientas eficaces para atraer a los mejores profesionales del mercado. Es importante resaltar el rol del psic贸logo organizacional, ya que no solo busca incorporar al mejor talento en las organizaciones sino que busca desarrollar en ellos su potencial a trav茅s de capacitaciones internas y externas, en un entorno enriquecedor y arm贸nico, en un trabajo compartido y beneficioso para todos. Para ello, propone planes de sucesi贸n y procesos de l铆neas de carrera, que permitan el desarrollo de los trabajadores afrontando nuevos retos que enriquezcan su perfil profesional.

El psic贸logo organizacional orienta su trabajo hacia el fomento de un buen clima y cultura organizacional, a partir de la atenci贸n de las necesidades de las organizaciones y de sus miembros, buscando el bienestar de empleados y empleadores, propiciando el equilibrio de beneficios para buscar una relaci贸n estable y transcendente. Es importante resaltar que el psic贸logo en las organizaciones cuenta, tambi茅n, con las competencias para crear las herramientas necesarias que permitan vincular los conocimientos te贸ricos adquiridos sobre la 贸ptima gesti贸n del recurso humano y la pr谩ctica profesional, tal es as铆, que es competente para el dise帽o de instrumentos de evaluaci贸n e intervenci贸n psicol贸gica, dentro de lo cual cobra especial relevancia para este estudio los dise帽os evaluativos usados en los procesos de selecci贸n de personal.

Empezaremos conociendo la definici贸n de psicolog铆a organizacional desde la perspectiva de Peir贸 y Prieto (1996), quienes la conceptualizan como el estudio del comportamiento de una persona en una organizaci贸n. Zepeda (1999), por su parte, coincide con Pier贸 agregando que la psicolog铆a organizacional tambi茅n se encarga de las formas de los procesos organizacionales, los cuales permiten un impacto en los colaboradores. Furnham (2001) se帽ala que la psicolog铆a organizacional no solo se dedica al estudio del individuo sino adem谩s se encarga de estudiar a grupos grandes y peque帽os, asimismo estudia la influencia de la organizaci贸n en sus colaboradores. Spector (2002) complementa el concepto desde una posici贸n en la que se enfoca en el desarrollo y aplicaci贸n de principios cient铆ficos en el 谩mbito laboral. Landy y Conte (2005) con una visi贸n m谩s actual, agregan a la conceptualizaci贸n mencionando que el dominio de la psicolog铆a va m谩s all谩 de abocarse al espacio organizacional, ya que existen otros factores que influyen en el comportamiento de sus miembros.

Por 煤ltimo, Alvarez (1995) considera cuatro factores asociados al trabajo del psic贸logo en el 谩mbito laboral: a) Criterios tradicionales de la organizaci贸n formal del trabajo, empleando como pilar una mentalidad mercantilista. b) La divisi贸n jer谩rquica del trabajo. c) El 茅nfasis en la labor del psic贸logo de selecci贸n de personal en situaciones complejas de rotaci贸n de persona. d) Los detalles del contexto al cual se dirige la acci贸n del psic贸logo. Despu茅s de haber expuesto algunos conceptos relevantes, es necesario precisar que las 谩reas m谩s relevantes de estudio de la psicolog铆a organizacional son: capacitaci贸n, formaci贸n y desarrollo; estudios de clima y cultura organizacional; intervenci贸n de salud laboral y prevenci贸n; y finalmente el reclutamiento y selecci贸n de personal, que es en la que nos enfocamos en el presente estudio. Una de las funciones primordiales del psic贸logo organizacional se relaciona con la competencia de identificar el perfil psicol贸gico de una persona o un grupo de ellas, en articulaci贸n con perfiles de puestos predefinidos.

Es decir, si una persona aspira a un puesto directivo se solicitar谩 cualidades psicol贸gicas diferentes al de una persona que aspira ocupar un puesto de atenci贸n telef贸nica. Dessler (1991) considera que un perfil psicol贸gico se identifica para conocer que individuo podr铆a obtener un cargo determinado en un proceso de selecci贸n, permitiendo que se genere un mejor desempe帽o de los trabajadores ante las necesidades de la organizaci贸n. Para lograr tener una percepci贸n m谩s adecuada de las caracter铆sticas de una persona, se debe de identificar los antecedentes de la persona, para ello, se debe de conocer su pasado, su entorno laboral y familiar, es decir su historia de vida relevante, a fin de entender c贸mo se han sobrellevado y afrontado diferentes situaciones y, con ello, poder predecir c贸mo lo har谩n en un futuro cuando logren incorporarse en una nueva organizaci贸n. Actualmente, las organizaciones buscan lograr un buen proceso de selecci贸n que genere la obtenci贸n de un personal calificado y competente. Es por ello, que el psic贸logo emplea todas las herramientas adecuadas para atraer a los mejores profesionales del mercado y obtener informaci贸n de ellos para identificar si existe alg煤n profesional que cumpla con el perfil solicitado.

El proceso de selecci贸n es complejo, debiendo cumplir diferentes niveles de acci贸n, primero pasando por las fases de reclutamiento de personal, luego la selecci贸n propiamente dicha, para culminar con la incorporaci贸n a la organizaci贸n y el proceso inducci贸n. En todos esos procesos el reclutamiento y la selecci贸n cumplen un papel fundamental, ya que al realizarse de manera 贸ptima se escoge al personal m谩s calificado que logre cumplir con el perfil del puesto y pueda integrarse con el clima laboral de una empresa.

Durante el proceso de selecci贸n se toman en cuenta los resultados de diversas t茅cnicas de recolecci贸n de informaci贸n, tales como: evaluaciones psicol贸gicas, entrevistas, observaci贸n, entre otras; con las cuales se busca conocer las caracter铆sticas que tienen los postulantes para luego seleccionar aquellos que son los m谩s id贸neos para determinado puesto. Todo ello, con el fin de contar en un staff de profesionales competentes para realizar una gesti贸n exitosa, contribuyendo al logro de objetivos y metas. En suma, el proceso de reclutamiento y selecci贸n surge con el objetivo de identificar a los profesionales que cumplan con caracter铆sticas adecuadas, para que se logre canalizar sus competencias y orientar su voluntad para un beneficio en com煤n. Para analizar el proceso de reclutamiento y selecci贸n que emplean las organizaciones, empezaremos nombrando definiciones desde el enfoque de diversos autores.




Chatbots de recursos humanos



Sistema de Chatbots de recursos humanos

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Chatbots de recursos humanos y otras 谩reas funcionales corporativas

El acr贸nimo de Robotic Process Automation (automatizaci贸n rob贸tica de procesos) 鈥淩PA鈥, hace referencia a un tipo de soluciones tecnol贸gicas para la automatizaci贸n de procesos de negocio, basadas en programas inform谩ticos (robots de software o 鈥榖ots鈥) que permiten automatizar tareas digitales repetitivas y basadas en reglas. Esos 鈥榖ots鈥 interact煤an con diferentes sistemas y bases de datos, emulando la forma de trabajar de un usuario humano, de tal modo que no es preciso introducir cambios en las aplicaciones, bases de datos o documentos sobre los que act煤an, con las consiguientes ventajas que esto conlleva.

Aunque 煤ltimamente existe mucha literatura sobre los RPAs en los medios especializados, este informe deja en evidencia el escaso conocimiento de los profesionales de RRHH sobre la utilizaci贸n de soluciones RPA en el 谩mbito de la gesti贸n de personas. Mientras que el 46% de los 192 responsables de RRHH consultados para la elaboraci贸n de este informe ni siquiera han o铆do hablar de la existencia de soluciones RPA (Robotic Process Automation) para la automatizaci贸n de procesos de gesti贸n de su 谩rea, otro 37% considera que el grado de conocimiento en el 谩rea de Recursos Humanos de su empresa sobre la automatizaci贸n de procesos con RPAs es bajo, o directamente nulo. Y esta situaci贸n se produce a pesar de las diversas ventajas que los RPAs pueden aportar a las empresas en el campo de la gesti贸n de sus personas, como por ejemplo: aumento en la velocidad de ejecuci贸n de los procesos, aumento de su fiabilidad al reducirse el n煤mero de errores humanos derivados de movimientos manuales de datos, ahorros de costes de personal, mejora de la experiencia de los usuarios, mayor seguridad en el tratamiento de la informaci贸n, menor necesidad de intervenci贸n humana. Aspectos que resultan particularmente interesantes en contextos donde las empresas se enfrentan a muchas dificultades para captar el talento que necesitan y en el que precisan llevar a cabo implantaciones m谩s r谩pidas y menos costosas comparadas con otro tipo de soluciones, y una gran escalabilidad.

A todas estas cuestiones hay que a帽adir un aspecto fundamental, y es que la automatizaci贸n de las tareas m谩s repetitivas y de menor valor a帽adido puede ayudar a reposicionar la funci贸n de Recursos Humanos como un socio estrat茅gico para el negocio al liberarla de la carga administrativa o burocr谩tica que esta funci贸n ha venido desempe帽ando tradicionalmente. En cuanto a los procesos de RRHH automatizables, las soluciones RPA resultan particularmente adecuadas para todos aquellos procesos de car谩cter transaccional, que implican extraer informaci贸n de ficheros o documentos con un alto contenido de datos estructurados para su posterior volcado en otras herramientas o sistemas. Procesos f谩cilmente estandarizables, donde la intervenci贸n de una persona no influye ni marca una particular diferencia, y con un volumen suficiente para que la inversi贸n tenga un retorno r谩pido para la empresa. Por ejemplo, procesos de n贸mina y administraci贸n de personal, que es por donde se suele comenzar, aunque los RPAs tambi茅n pueden aportar ventajas en otros 谩mbitos de gesti贸n de talento tales como el reclutamiento, onboarding, formaci贸n, reporting de RRHH, etc.

Respecto al tipo de organizaciones que pueden beneficiarse de estas soluciones, aunque los RPAs a menudo son considerados como una herramienta propia de grandes empresas, los expertos coinciden en que el tama帽o de la empresa no es ning煤n obst谩culo para su implantaci贸n. Al tratarse de soluciones no invasivas, se pueden implantar sin apenas impacto en la infraestructura tecnol贸gica de la empresa y no requieren inversiones adicionales en hardware. Y aunque el coste por transacci贸n siempre ser谩 mayor en una empresa de menores dimensiones y con un volumen m谩s bajo de transacciones, la sencillez del proceso de adopci贸n hace que la inversi贸n en este tipo de soluciones resulte rentable para compa帽铆as de cualquier tama帽o.

Entre las claves para el 茅xito de la implantaci贸n de este tipo de soluciones, los expertos se帽alan su alineamiento con la hoja de ruta de automatizaci贸n de la organizaci贸n, seleccionar bien el proceso a automatizar, entendiendo que los RPAs no son la soluci贸n a todos los problemas de la empresa, seleccionar la tecnolog铆a RPA m谩s adecuada, ya que es posible que no todas encajen de la misma forma con el ecosistema tecnol贸gico de la organizaci贸n, seleccionar el partner adecuado, desarrollar correctamente el 鈥榖usiness case鈥, explicar adecuadamente a los usuarios cu谩les son los l铆mites de las soluciones RPA para evitar frustraciones, ya que los RPAs no son capaces de resolver problemas que nunca fueron capaces de resolver, definir un modelo de gobierno adecuado para la integraci贸n de las soluciones RPA en la organizaci贸n y, a no ser que se opte por la subcontrataci贸n completa de la operativa, formar al cliente para que posteriormente pueda encargarse del soporte de los robots en producci贸n. As铆 mismo es recomendable realizar su implantaci贸n de manera progresiva, comenzando con un proyecto inicial de alcance limitado, que permita verificar y demostrar la factibilidad t茅cnica de la soluci贸n.

En lo que se refiere al futuro de las soluciones RPA, se detecta una tendencia a combinar soluciones RPA con herramientas m谩s inteligentes, incluyendo la integraci贸n con tecnolog铆as de aprendizaje autom谩tico (Machine Learning), reconocimiento 贸ptico de caracteres (OCR), procesamiento natural del lenguaje (NLP) o chatbots, que permiten automatizar procesos m谩s complejos, no necesariamente basados en reglas predecibles.




Sistema de gesti贸n de Legajos de Personal



Sistema de gesti贸n de Legajos de Personal

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Software de gesti贸n de legajos de personal





OBJETIVOS DE CALIDAD DEL AREA DE DIGITALIZACION DE LEGAJOS DEL PERSONAL

El objetivo esencial debe encuadrarse en la Optimizaci贸n de Procesos vinculados con la Gesti贸n de Recursos Humanos como ser la disposici贸n de toda la documentaci贸n respaldatoria integrada al Sistema de administraci贸n y liquidaci贸n de haberes del personal. Esto permite una operatoria 谩gil y din谩mica facilitando las tareas, las consultas y sus actualizaciones en tiempo real.

El 谩rea de Digitalizaci贸n de Legajo 脷nico del Personal tiene como objetivo primordial preservar, conservar y resguardar en forma digital e integrada en una base de datos, la documentaci贸n actualizada del personal que forma parte del MTEySS. Los objetivos espec铆ficos del 脕rea de Digitalizaci贸n de Legajo 脷nico del Personal son: 鈥 Contar con una base de datos confiable que brinde a las 谩reas que lo soliciten, informaci贸n oportuna respecto de la documentaci贸n que integra el legajo de cada agente de la organizaci贸n teniendo en cuenta las restricciones de confidencialidad legalmente establecidas. 鈥 Mantener actualizada y en condiciones de preservaci贸n, conservaci贸n y resguardo, la documentaci贸n de cada agente del MTEySS 鈥 Facilitar las consultas internas que pueden surgir de las distintas 谩reas del MTEySS reduciendo el tiempo de respuesta e identificaci贸n de los legajos f铆sicos del personal. 鈥 Detectar oportunidades de mejora que puedan surgir en la prestaci贸n del servicio de informaci贸n y propiciar las modificaciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos internos, las leyes, reglamentos y normas aplicables. 鈥 Capacitar en forma continua al personal del 谩rea de Digitalizaci贸n en lo referido al mantenimiento de la informaci贸n y la prestaci贸n del servicio y en lo referente a la gesti贸n de la calidad. Existen indicadores espec铆ficos para cada proceso y otros que involucran al Sistema Integral de Gesti贸n de Calidad en su totalidad. Las mediciones efectuadas son analizadas por el Responsable de Calidad del SIGC (Sistema Integrado de Gesti贸n de Calidad) quien establece, junto con el responsable del 谩rea, el grado de cumplimiento de los objetivos, la necesidad o no de proponer una revisi贸n de los mismos y su grado de pertinencia para cumplir con la Pol铆tica de Calidad del Ministerio en los aspectos de su competencia.

La aplicaci贸n del sistema de digitalizaci贸n

La aplicaci贸n del sistema de digitalizaci贸n del legajo 煤nico del personal arroj贸 los siguientes beneficios tangibles: 鈥 Disminuy贸 el uso de papel e impresiones. 鈥 Elimin贸 copias y copiadoras (mantenimiento, consumibles). 鈥 Reconvirti贸 la mano de obra del personal dedicado a archivar y buscar informaci贸n. 鈥 Brind贸 la posibilidad de la consulta directa en la base para cada usuario interesado de los datos. 鈥 Redujo los costos de operaci贸n a trav茅s de la eliminaci贸n de pasos innecesarios (nota, memos, pases) en los circuitos operativos, eventuales traslados etc., instrumentando a trav茅s de la implementaci贸n de una reingenier铆a de procesos donde participe esta documentaci贸n. Beneficios intangibles 鈥 Agilizar y eficientizar la atenci贸n de solicitudes de documentos informatizados y disminuir el tiempo invertido en la b煤squeda de documentos en papel. 鈥 Descentralizar la informaci贸n documentaria en papel y centralizaci贸n de la documentaci贸n informatizada. 鈥 Brindar seguridad controlada en los archivos inform谩ticos. 鈥 Optimizar el uso de la informaci贸n para la toma de decisiones. 鈥 Aprovechar los espacios usados para archivos y reducir las futuras inversiones (nacionalizaci贸n de costos edilicios). 鈥 Minimizar las perdidas y traspapelado de documentos. 鈥 Brindar la seguridad de encontrar toda la informaci贸n en archivos inform谩ticos. 鈥 Aportar protecci贸n y resguardo de la documentaci贸n, convirti茅ndose en un reaseguro ante eventuales siniestros o deterioros.

RESPONSABILIDADES DE LOS PERFILES DE PUESTO DE DIGITALIZACI脫N DE LEGAJO UNICO DEL PERSONAL

Director General de Gesti贸n de Recursos Humanos 鈥 Desarrollar y aplicar estrategias y pol铆ticas de gesti贸n de recursos humanos que promuevan la eficiente articulaci贸n entre la satisfacci贸n laboral, la motivaci贸n y el desempe帽o, con los objetivos de la organizaci贸n, implementando los procesos de administraci贸n de personal, selecci贸n, carrera administrativa, capacitaci贸n, gesti贸n del desempe帽o y relaciones laborales. 鈥 Planificar la gesti贸n de los recursos humanos, de acuerdo a la visi贸n, misi贸n y objetivos definidos por la Jurisdicci贸n. 鈥 Planificar, promover, coordinar y supervisar la capacitaci贸n del personal necesaria para tender a la eficacia, eficiencia y econom铆a en la implementaci贸n de las pol铆ticas de la Jurisdicci贸n. 鈥 Coordinar y asistir t茅cnicamente el proceso de b煤squeda, selecci贸n e integraci贸n del personal de la Jurisdicci贸n. 鈥 Coordinar el proceso de an谩lisis, descripci贸n y evaluaci贸n de puestos de trabajo de la Jurisdicci贸n. 鈥 Coordinar y supervisar el registro y actualizaci贸n de la documentaci贸n de las personas que integran la organizaci贸n, asegurando un sistema de informaci贸n permanente, incluyendo la digitalizaci贸n del legajo 煤nico del personal. 鈥 Interactuar con las 谩reas internas y externas acerca de la funcionalidad del sistema de consulta de legajos personales. 鈥 Designar al responsable de la planificaci贸n, implementaci贸n y mantenimiento del SIGC de la Unidad de Digitalizaci贸n de Legajo 脷nico del personal. 鈥 Contribuir con el objetivo estrat茅gico del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social a mejorar la Calidad de la Gesti贸n. 鈥 Ejercer las funciones de Direcci贸n en el SIGC para el proceso de Digitalizaci贸n de Legajo 脷nico del Personal. 鈥 Establecer los objetivos de la calidad. 鈥 Revisar peri贸dicamente el SIGC. Director de Administraci贸n de Recursos Humanos 鈥 Administrar los recursos humanos que integran las unidades de la Jurisdicci贸n. 鈥 Supervisar el registro de la documentaci贸n de las personas que integran la organizaci贸n, y mantener un sistema de informaci贸n actualizado, que incluye la digitalizaci贸n del legajo 煤nico de personal. 鈥 Controlar la efectiva guarda y custodia de la documentaci贸n del personal. 鈥 Proponer modificaciones y actualizaciones respecto del proceso de digitalizaci贸n de legajo 煤nico de personal. 鈥 Desarrollar indicadores de desempe帽o que permitan medir la productividad individual o grupal, alineados con el Plan Estrat茅gico del Ministerio. 鈥 Promover programas de capacitaci贸n y entrenamiento necesarios para un eficaz cumplimiento de los objetivos del SIGC. 鈥 Supervisar el seguimiento del funcionamiento de las actividades de la unidad y el Sistema Integrado de Gesti贸n de Calidad. 鈥 Monitorear el cumplimiento de los objetivos de la calidad.

La Direcci贸n General de Gesti贸n de Recursos Humanos quien en el contexto de sus funciones: 鈥 Asegura que se establezca, ponga en pr谩ctica y mantenga los procesos necesarios para el SIGC. 鈥 Informa al Director General de Gesti贸n de RRHH acerca del desempe帽o del SIGC y de cualquier necesidad de mejora. 鈥 Asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los destinatarios. 鈥 Aprobar las descripciones de procesos y las instrucciones de trabajo del SIGC. 鈥 Aprobar el programa anual de auditar铆as internas del SIGC. 鈥 Participar en el proceso de revisi贸n del SIGC como representante de la Direcci贸n. Jefe de Departamento de Documentaci贸n Laboral del Personal 鈥 Realizar el Monitoreo y Seguimiento de las modificaciones y actualizaciones definidas, respecto del proceso de digitalizaci贸n de legajo 煤nico de personal. 鈥 Monitorear los datos de los registros ingresados por los Operadores 鈥 Establecer los criterios de carga y las modificaciones pertinentes del proceso de recepci贸n de documentaci贸n y digitalizaci贸n. 鈥 Entrenar y capacitar al personal y usuarios de la base de datos, interna y externamente. 鈥 Habilitar la visualizaci贸n de la informaci贸n correspondiente a los legajos digitalizados. 鈥 Monitorear el cumplimiento de los programas de capacitaci贸n y entrenamiento necesarios para un eficaz cumplimiento de los objetivos del SIGC. 鈥 Registrar el grado de cumplimiento de los objetivos de calidad. 鈥 Supervisar las tareas vinculadas con el SIGC y promover mejoras al mismo. Responsable del Sistema Integrado de Gesti贸n de la Calidad 鈥 Coordinar y supervisar la ejecuci贸n de las acciones del 脕rea en lo referente al SIGC. 鈥 Elaborar y mantener la actualizaci贸n del Manual Integrado de Gesti贸n de la Calidad. 鈥 Actualizar, distribuir y controlar los documentos que respaldan el SIGC, asegurando que todas las funciones intervinientes la conozcan y apliquen. 鈥 Asegurar el control y el mantenimiento de los registros del SIGC. 鈥 Preparar el programa anual de auditorias internas del SIGC. 鈥 Intervenir en el tratamiento de las no conformidades y acciones correctivas, preventivas o de mejora. 鈥 Participar en las reuniones de Revisi贸n por la Direcci贸n. 鈥 Mantener informado al Representante de la Direcci贸n sobre el desempe帽o del SIGC y sobre las necesidades de su mejora. Receptor 鈥 Recibir la documentaci贸n que ingresa al 谩rea. 鈥 Registrar el ingreso de toda la documentaci贸n recibida.

鈥 Controlar que este apta para el escaneo. 鈥 Informar a los sectores emisores las razones por las cuales dicha documentaci贸n no puede ser recibida por el 谩rea. 鈥 Ordenarla en las carpetas o cajas destinadas a ese fin. Armador 鈥 Preparar la documentaci贸n para la digitalizaci贸n. 鈥 Verificar el orden cronol贸gico de la documentaci贸n. 鈥 Solicitar al sector que corresponda la documentaci贸n faltante para la digitalizaci贸n de acuerdo con lo establecido. Digitalizador 鈥 Procesar el documento papel para convertirlo en una imagen digital. 鈥 Asegurar que la imagen del documento digitalizado sea legible y fiel al original. 鈥 Ordenar las im谩genes correctamente en el servidor para facilitar la tarea del Revisor. Revisor 鈥 Corroborar que la documentaci贸n f铆sica coincida con las im谩genes digitalizadas. 鈥 Corregir los errores que pudieran surgir de digitalizaci贸n. 鈥 Insertar las im谩genes en el legajo digital. 鈥 Enviar la documentaci贸n f铆sica al lugar destinado para su guarda y custodia. Clasificador 鈥 Identificar el tipo de documentaci贸n seg煤n su contenido dentro del legajo digital. 鈥 Agruparla para facilitar el acceso de la documentaci贸n en la base de datos. Firmante 鈥 Revisar la documentaci贸n digitalizada. 鈥 Habilitar la visualizaci贸n de la documentaci贸n digitalizada.

CONSIDERACIONES GENERALES Toda la documentaci贸n correspondiente a los agentes del MTEySS que integra el Legajo 脷nico de Personal es estrictamente confidencial y la administra exclusivamente el departamento de Documentaci贸n Laboral del MTEySS de acuerdo con las atribuciones que oportunamente se le otorgaran, asegurando que los mismos se encuentren protegidos y no permitiendo su inadecuado uso.

El 谩rea de Digitalizaci贸n de Legajo 脷nico eval煤a el nivel de satisfacci贸n de los sectores del Ministerio que utilizan la documentaci贸n por ellos digitalizada en relaci贸n con el cumplimiento de sus expectativas. Para ello, utiliza como principal herramienta el contacto peri贸dico y sistem谩tico que mantiene con cada 谩rea. Asimismo, eval煤a la percepci贸n de los usuarios respecto a los servicios que presta a trav茅s de una encuesta enviada anualmente a los destinatarios de su servicio tal como figura en la Encuesta de Satisfacci贸n. Dicha informaci贸n es analizada y permite la b煤squeda de oportunidades de mejora en el servicio que se provee.



Documentos digitales



Sistema de gesti贸n de Documentos y Notificaciones Laborales electr贸nicas de Personal

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Software de gesti贸n de Documentos y Notificaciones Laborales digitales de Personal

Las caracter铆sticas principales de estos sistemas de gesti贸n de la documental ser铆an: a) Responder de forma corporativa a las necesidades y problemas de la gesti贸n de la informaci贸n dentro de las organizaciones. b) Tienen un car谩cter abierto y din谩mico, evolucionando junto a la trayectoria de la organizaci贸n. c) Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos. d) Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en la organizaci贸n. e) La gesti贸n documental se incluye en un entorno m谩s amplio dentro de la gesti贸n de la calidad total de la organizaci贸n" En el proceso de creaci贸n de un sistema de gesti贸n documental debe considerarse tres aspectos b谩sicos: a) Dise帽o y estructura conceptual flexibles a los cambios organizativos; b) Una base procedimental que debe establecer las responsabilidades y actividades por parte de todos los implicados; y c) Herramientas tecnol贸gicas. Cabe mencionar que el dise帽o de un Sistema de Gesti贸n Documental implica adem谩s la determinaci贸n de los tipos documentales disponibles y la identificaci贸n y categorizaci贸n de la producci贸n documental de la organizaci贸n. Entre los objetivos que debe perseguir la implantaci贸n de todo sistema de Gesti贸n de Documentos tenemos: a) Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, lo que implica recuperar los documentos ver铆dicos y fiables entre las m煤ltiples copias y versiones que pueden existir. b) Garantizar el mantenimiento de los criterios de organizaci贸n de los mismos. c) Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la empresa. d) Establecer una pol铆tica racional de conservaci贸n y destrucci贸n de documentos en funci贸n de las necesidades informativas de la empresa.

El sistema de gesti贸n documental de Worki 360 asegura que: a) Cada persona conozca qu茅 documento tiene que guardar, cuando, como y donde; y c贸mo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. b) Facilitar que la informaci贸n se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitando que se duplique y se produzcan copias innecesarias. c) Conservar la memoria de la organizaci贸n y aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos con los que ya hay experiencia acumulada. Para la implantaci贸n de un modelo de gesti贸n documental, es importante desarrollar un modelo conceptual del sistema que sirva de punto de partida y de base para planificar las actividades que se llevar谩n a cabo, las herramientas que ser谩n necesarias y las pol铆ticas a corto, mediano y largo plazo que se aplicar谩n. La administraci贸n de este sistema de gesti贸n de documentos implica el "desempe帽o de una serie de funciones con respecto a los documentos en sus diferentes etapas de vigencia por parte de los distintos elementos y personas de la organizaci贸n relacionadas con la producci贸n, uso, almacenamiento y eliminaci贸n de los documentos." Para Garc铆a-Morales, la persona que asuma la responsabilidad de administrar el sistema de gesti贸n documental debe orientar sus funciones hacia la coordinaci贸n y supervisi贸n de las actividades relacionadas con: a) la producci贸n de los documentos, en lo referente a la estandarizaci贸n de la producci贸n; b) la conservaci贸n, archivamiento y eliminaci贸n de los documentos, a trav茅s de la determinaci贸n de una pol铆tica clara en la materia; c) la preservaci贸n de la integridad de los documentos de valor para la empresa.

Programas de Gesti贸n Documental

Existe una relaci贸n intr铆nseca entre los Sistemas de Gesti贸n de Documentos (llamados tambi茅n Programas de Gesti贸n Documental) y las tecnolog铆as de la informaci贸n y de la comunicaci贸n, por lo cual, cualquier cambio en estos aspectos afecta directamente al sistema documental. Es esta relaci贸n la raz贸n principal para que muchas personas confundan a los Programas de Gesti贸n Documental con la aplicaci贸n de las tecnolog铆as anteriormente mencionadas. 2.2.4. La Norma ISO 15489-2006 y la gesti贸n documental La norma ISO 15489 sirve de gu铆a y proporciona directrices para orientar a todas las organizaciones p煤blicas y privadas que persiguen la mejora de su gesti贸n documental y que quieren desarrollar un sistema de gesti贸n de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Esta gu铆a parte del enfoque de procesos, nos proporciona una metodolog铆a de trabajo para el dise帽o e implementaci贸n de un sistema de gesti贸n de documentos, se帽ala los procesos que hay que definir, desde la incorporaci贸n del documento hasta su disposici贸n final, y establece los instrumentos principales de la gesti贸n de documentos. Antecedentes de la Norma ISO 15489-2006

El a帽o 2001 aparece la norma ISO 15489 Information and documentation (Records Management), fruto del trabajo del subcomit茅 t茅cnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization for Standardization (ISO). La ISO 15489 constituye un compendio de buenas pr谩cticas en gesti贸n de documentos de aplicaci贸n voluntaria por parte de las organizaciones y hoy, no es una norma de requisitos a efectos de un proceso de certificaci贸n; como lo es, por ejemplo, la norma ISO 9001. La aparici贸n de la norma ISO 15489 es resultado de dos circunstancias. Por un lado, en el 谩mbito de la archiv铆stica, la confluencia del modelo norteamericano del Records Management, desarrollado a partir de los a帽os 30 del siglo XX y que tiene como n煤cleo el concepto de ciclo de vida de los documentos (records lifecycle), y del modelo australiano del Recordskeeping, con su principio de la continuidad de los documentos (records continuum) formulado en los a帽os 90 por Frank Upward2. Por otro lado, en el 谩mbito de la organizaci贸n de las empresas, la progresiva adopci贸n de los principios de la calidad y la mejora continua que se concretan, entre otros, en el modelo EFQM de excelencia y en la familia de normas ISO 9000. Es precisamente la norma ISO 9001:2000, que establece como requisito el control de los documentos del sistema de gesti贸n de la calidad, uno de los motivos que incidir谩 m谩s directamente en el desarrollo de una norma espec铆fica sobre gesti贸n de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que 鈥減roporciona la gesti贸n de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001鈥 (AENOR, 2006) La Gesti贸n documental en la Norma ISO 15489-2006 La Norma ISO 15489 establece que el proceso de gesti贸n de documentos se compone de siete fases. Sin embargo, aunque se describen de forma lineal estos procesos, sobre todo en los sistemas electr贸nicos, pueden realizarse a un mismo tiempo o en un orden diferente; por ejemplo, si se trabaja con una aplicaci贸n de archivo electr贸nico la incorporaci贸n (captura) del documento y su registro se tendr谩n que efectuar simult谩neamente.

Programas de Gesti贸n Documental

Los procesos de gesti贸n de documentos son los siguientes:

Incorporaci贸n de los documentos

Los procedimientos de la gesti贸n de documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qu茅 se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso comporta seleccionar los documentos que hay que capturar.

Registro

La finalidad del registro es formalizar la incorporaci贸n de un documento 鈭抎ejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido鈭 mediante un identificador 煤nico y una breve informaci贸n descriptiva que facilite su posterior recuperaci贸n. Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporaci贸n, de manera que no puede tener lugar ning煤n otro proceso documental hasta que no se haya efectuado el registro.



Clasificaci贸n

Se ha de identificar la categor铆a a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la actividad de la organizaci贸n con la cual est谩 relacionado y de la cual es evidencia. Este proceso se lleva a cabo concretando el lugar que ocupa cada documento en el cuadro de clasificaci贸n. Este instrumento, que normalmente se codifica, deber铆a proporcionar una visi贸n general de todos los procesos y actividades de la organizaci贸n, de forma que el c贸digo de clasificaci贸n indique la 鈥渄irecci贸n鈥 de un determinado documento, especificando su ubicaci贸n y facilitando su posterior recuperaci贸n.

Almacenamiento

Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios enumerados en la norma ISO 15489 para llevar a cabo un plan de gesti贸n de documentos: garantizar que los documentos se conservan en un entorno seguro. Por eso, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulaci贸n, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucci贸n no autorizados, de prevenir su deterioro o p茅rdida y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

Acceso

Se ha de regular a qui茅n se permite llevar a cabo una operaci贸n relacionada con un documento (creaci贸n, consulta, modificaci贸n, eliminaci贸n...) y en qu茅 circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso de los usuarios del sistema de gesti贸n de documentos depender谩n de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de los documentos que contienen datos de car谩cter personal) y de las necesidades de la organizaci贸n (por ejemplo, la confidencialidad de los documentos con informaci贸n estrat茅gica o financiera).

Trazabilidad

Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que 煤nicamente los usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos pueden ser localizados siempre que se necesiten. El seguimiento del 鈥渞astro鈥 de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gesti贸n de documentos hasta que se aplica la disposici贸n final.

Disposici贸n

Agotado el plazo de conservaci贸n establecido para un documento determinado, se aplica la disposici贸n prevista en el calendario de conservaci贸n (eliminaci贸n, conservaci贸n permanente, transferencia a otro sistema archiv铆stico). No se deber铆a llevar a cabo ninguna acci贸n de disposici贸n sin autorizaci贸n y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organizaci贸n, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ning煤n pleito o investigaci贸n en curso que implique la utilizaci贸n del documento como prueba. La Norma ISO 15489-2006 y los procesos de mejora Seg煤n la norma ISO 15489, la calidad y la mejora continua del sistema de gesti贸n de documentos dependen, por un lado, del seguimiento y la medici贸n de los resultados obtenidos, que permiten evaluar la eficacia y la eficiencia del sistema, y, por otro lado, de las actividades de aprendizaje, que se han de utilizar para identificar mejores pr谩cticas y oportunidades de mejora.

Respecto a la supervisi贸n y el control, la norma ISO 15489 se帽ala que se deber铆a establecer un control peri贸dico para comprobar que los procesos y los procedimientos del sistema de gesti贸n de documentos son conformes a la pol铆tica y los requisitos de la organizaci贸n y que se obtienen los resultados previstos. Desde este punto de vista, las actividades de supervisi贸n y control responden a tres finalidades: a) garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la organizaci贸n: la 鈥渁uditoria de cumplimiento鈥 tiene por objeto evaluar la conformidad del sistema de gesti贸n de documentos, proporcionando evidencias de que se comprende la naturaleza de los documentos, se toman las medidas de seguridad adecuadas y se aplican adecuadamente la pol铆tica, los procesos y los procedimientos que la organizaci贸n ha adoptado;

b) garantizar que los documentos tienen valor probatorio: se ha de poder demostrar el cumplimiento por parte de la organizaci贸n de la legislaci贸n mediante el mantenimiento de documentos 铆ntegros y aut茅nticos;

c) mejorar el rendimiento de la organizaci贸n: la supervisi贸n del rendimiento requiere que la organizaci贸n establezca indicadores que midan cuantitativa y cualitativamente los procesos documentales, que eval煤en el ejercicio de las competencias de los diferentes responsables y que verifiquen la seguridad e integridad del sistema de gesti贸n de documentos.

En relaci贸n con la formaci贸n, la norma ISO 15489 recomienda que se deber铆a establecer un plan de formaci贸n continua sobre los requisitos de la gesti贸n documental y su aplicaci贸n pr谩ctica, que abarque las funciones y responsabilidades de todos los miembros de la organizaci贸n. Se distinguen dos tipos de formaci贸n: a) la formaci贸n del personal, que incluye acciones espec铆ficas destinadas a los directivos, los jefes de las diferentes 谩reas o unidades de la organizaci贸n, las empresas que prestan servicios externalizados y todos los empleados que, como parte de sus tareas, son responsables de crear y mantener documentos; b) la formaci贸n de los profesionales de la gesti贸n de documentos, que han de estar capacitados para gestionar el plan de gesti贸n de documentos y llevar a cabo trabajos especializados como el dise帽o del sistema de gesti贸n de documentos o la elaboraci贸n del cuadro de clasificaci贸n o el calendario de conservaci贸n. La evaluaci贸n y revisi贸n de las actividades de aprendizaje en materia de documentos deber铆a servir para mejorar el sistema de gesti贸n de documentos, valorando su utilizaci贸n en las diversas unidades organizativas y la competencia del personal implicado. 2.2.5. Caracter铆sticas y dimensiones de la Norma ISO 15489-2006

Caracter铆sticas

En la norma ISO 15489-1:2006 se reflejan un conjunto de caracter铆sticas que deben poseer un documento de archivo, adem谩s de la inclusi贸n de los metadatos necesarios para documentar una determinada operaci贸n, o estar permanentemente ligado o asociado a dichos metadatos, entre las caracter铆sticas que refiere la norma se encuentran:

Autenticidad

Se refiere a la implantaci贸n y documentaci贸n de pol铆ticas y procedimientos en las organizaciones para el control de la creaci贸n, recepci贸n, transmisi贸n, mantenimiento y disposici贸n de los documentos de archivo de manera que se asegure que los creadores de los mismos est茅n autorizados e identificados y que los documentos est茅n protegidos frente a cualquier adici贸n, supresi贸n, modificaci贸n, utilizaci贸n u ocultaci贸n no autorizadas.

Fiabilidad

Se manifiesta cuando el contenido del documento puede ser considerado una representaci贸n completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Se plantea que los documentos de archivo deben ser creados en el momento, o poco despu茅s, en que tiene lugar la operaci贸n o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o autom谩ticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.

Integridad

Se hace necesario la protecci贸n del documento contra modificaciones no autorizadas. Las pol铆ticas y los procedimientos de gesti贸n de documentos deben especificar qu茅 adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento despu茅s de su creaci贸n, en qu茅 circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y qui茅n est谩 autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotaci贸n, adici贸n o supresi贸n autorizada que se realice en un documento debe indicarse de forma expl铆cita y dejar traza.

Disponibilidad

Se manifiesta cuando el documento de archivo puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentaci贸n debe mostrar la actividad u operaci贸n que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos de archivo deber铆an contener la informaci贸n necesaria para la comprensi贸n de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizaci贸n. Se deben mantener v铆nculos existentes entre los documentos de archivo que reflejan una secuencia de actividades. Todas estas caracter铆sticas permiten producir documentos de archivo fidedignos, acordes a las pol铆ticas y procedimientos de gesti贸n de documentos de la organizaci贸n.

Dimensiones

Ponjuan (2003), considera que la gesti贸n documental 鈥渆s un proceso administrativo que permite analizar y controlar sistem谩ticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la informaci贸n registrada que se crea, recibe, mantiene o utiliza una organizaci贸n en correspondencia con su misi贸n, objetivos y operaciones鈥. A partir de estas consideraciones la misma autora ofrece las dimensiones, que a su criterio, comprende la gesti贸n documental:




Contratos y Constancias Digitales



Sistema de gesti贸n de Contratos y Constancias de Trabajos Digitales de Personal

contratos-y-constancias-electronicas-digitales

Software de gesti贸n de Contratos y Constancias de Trabajos Digitales de Personalal

Implementar un sistema de digitalizaci贸n de documentos y gesti贸n documental, y poder ofrecer servicios para digitalizar documentos que le permitan a las empresas que cuentan con gran cantidad de documentos f铆sicos, poder administrar y gestionar con mayor eficiencia los documentos que son materia de consulta.

1.2.2 Objetivos espec铆ficos En relaci贸n al objetivo general, se consideran los siguientes objetivos espec铆ficos: - Digitalizar documentos f铆sicos, convertirlos en archivos electr贸nicos e indexar los archivos generados con su respectiva metadata (campos de b煤squeda para recuperar la informaci贸n). - Administrar y gestionar los documentos electr贸nicos mediante un m贸dulo de b煤squeda de la informaci贸n digitalizada, utilizando la metadata (campos de b煤squeda), para poder acceder a los archivos electr贸nicos de manera r谩pida. - Elaborar reportes de auditoria que permitan llevar el control de la trazabilidad de la informaci贸n en cada proceso que se ha realizado, identificando los usuarios que acceden a la informaci贸n y los procesos que han realizado. - Acceder a la informaci贸n digitalizada compartida de manera concurrente, los usuarios que tengan permisos para consultar los documentos digitalizados podr谩n visualizar el mismo documento al mismo tiempo, evitando tener que esperar a que un usuario termine de revisar el documento para poder acceder al mismo.

1.3. Alcances y limitaciones 1.3.1 Alcances - El alcance de esta investigaci贸n est谩 centrado en mejorar la administraci贸n y gesti贸n de documentos f铆sicos que son materia de continuas consultas, en las empresas que lo necesiten, digitalizando los documentos f铆sicos y convertirlos en documentos electr贸nicos asoci谩ndolos a su metadata correspondiente para que mediante un sistema de gesti贸n documental se puedan administrar, consultar y recuperar de manera m谩s eficiente. - La soluci贸n contempla reducir los tiempos que les toma actualmente a muchas empresas en recuperar sus documentos, los cuales son requeridos para resolver consultas de usuarios internos y/o externos, brindando una atenci贸n m谩s r谩pida, adem谩s de poder contar con la informaci贸n compartida para que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo.

1.3.2 Limitaciones Para la implementaci贸n de la presente soluci贸n no se est谩 considerando lo siguiente: - No se est谩 considerando como parte de la investigaci贸n la implementaci贸n de un m贸dulo workflow para el seguimiento de los documentos electr贸nicos, ya que no es parte de la soluci贸n que se est谩 proponiendo. - No se considera el proceso de Trasmisi贸n Telem谩tica de documentos electr贸nicos como parte de la soluci贸n debido a que para este tipo de procesos se deben considerar medidas de seguridad durante la transferencia de informaci贸n.

1.4.Justificaci贸n 1.4.1 Justificaci贸n de Necesidades En la actualidad son muchas las entidades p煤blicas y privadas las que cuentan con una gran cantidad de documentos f铆sicos, los cuales son consultados continuamente, pero en muchos casos toma demasiado tiempo recuperar f铆sicamente los documentos y dar respuesta a estas consultas; brindando servicios de digitalizaci贸n de documentos personalizada y entregando la informaci贸n en un sistema de b煤squeda, estos tiempos se reducir铆an considerablemente. 1.4.2 Justificaci贸n Tecnolog铆a Porque facilitara la administraci贸n y gesti贸n de documentos, utilizando esta tecnolog铆a las consultas y atenci贸n a usuarios se podr谩n realizar en cuesti贸n de segundos reduciendo los tiempos de respuesta, adem谩s de contar con niveles de seguridad de informaci贸n que protejan la integridad de los documentos.

En la actualidad las empresas est谩n obligadas a ser m谩s eficaces, eficientes y tener una mejora continua en sus procesos. Esto hace que aparezcan nuevas ideas y t谩cticas para tener una buena administraci贸n de contenidos y documentos, la finalidad de este proyecto es una vez implementada la soluci贸n, es brindar servicios de digitalizaci贸n de documentos a empresas que tengan la necesidad de administrar y gestionar de manera eficiente sus documentos y tengan claro que esta es la soluci贸n a sus problemas de gesti贸n de documentos.

Prueba de las mejoras que se han desarrollado en los 煤ltimos a帽os es que antes que existiera la tecnolog铆a que es materia de investigaci贸n en esta tesis, los documentos f铆sicos no eran digitalizados sino que se microfilmaban; este proceso consist铆a en utilizar una m谩quina para microfilmar los documentos, es decir maquina parecidas a los esc谩neres de alta producci贸n que existen en la actualidad pero en lugar de escanear los documentos los fotografiaban y las im谩genes que se capturaban se guardaban en rollos de pel铆culas especiales para este tipo de equipos, luego estos los rollos eran revelados y se pod铆an visualizar en visores para rollos, maquinas especiales para este tipo de trabajos una vez encontrado el documento se pod铆a sacar copias del mismo desde la misma m谩quina. A continuaci贸n se mencionaran sistemas de digitalizaci贸n y gesti贸n de documentos que actualmente se utilizan en entidades p煤blicas y privadas, los cuales han facilitado la gesti贸n de documentos y ha reducido los tiempos respuesta a las consultas de los usuarios:

Antecedente 1: 飩 MIBANCO desde el a帽o 2005 cuenta con el servicio de digitalizaci贸n de documentos, tiene m谩s de 10 millones de im谩genes de su archivo de expedientes de cr茅dito. A diario se digitalizan m谩s de 10,000 im谩genes, las cuales son cargadas en un Servidor Laserfiche (sistema de gesti贸n documental), para el acceso v铆a Browser Polyweb desde todas sus agencias. Esta soluci贸n hace que la atenci贸n a sus clientes sea m谩s eficiente debido a que cualquier solicitud que hagan y donde se necesite revisar el expediente del mismo se puede hacer en l铆nea por el sistema de gesti贸n documental. Los servicios de digitalizaci贸n de documentos han sido requeridos por las dem谩s 谩reas que han comenzado a aprovechar esta tecnolog铆a, facilitando as铆, sus actividades administrativas.

Antecedente 2: 飩 INTERBANK fue la empresa pionera en obtener una soluci贸n de im谩genes con el Document Imaging, sustituyendo totalmente el microfilm desde el a帽o 2000. Cuentan con el servicio de digitalizaci贸n de documentos procesando aproximadamente 650,000 im谩genes mensuales que son migradas a su servidor Laserfiche (Sistema de Gesti贸n Documental), teniendo acceso a ellas desde visores Laserfiche y desde visores Browser Polyweb, as铆 mismo los cheques procesados, son vistos por sus clientes a trav茅s de su portal. A la fecha Polysistemas ha digitalizado y procesado para INTERBANK m谩s de 32 millones de im谩genes.

Antecedente 3: 飩 Ministerio de Energ铆a y Minas desde el a帽o 2008, implemento en el 谩rea de tr谩mite documentario un sistema de digitalizaci贸n de documentos y gesti贸n documental para digitalizar los documentos que ingresan por mesa de partes y los documentos TUPA que tienen en sus archivos. Toda esta informaci贸n se carga en sus servidores y es consultada desde su sistema de gesti贸n documental (LaserFiche) por los usuarios internos del MEM, esta soluci贸n permite que las consultas y atenciones se realicen m谩s r谩pido y de manera eficiente.

Antecedente 4: 飩 El Municipio de Puebla en M茅xico, implemento el Sistema de digitalizaci贸n de documentos y Gesti贸n Documental (LaserFiche), debido a la sobrecarga de papeles que ten铆an las solicitudes de sus clientes generaban sobrecostos en fotocopias, costos de impresi贸n y problemas de seguridad; con el uso de la tecnolog铆a todos estos problemas fueron resueltos y la atenci贸n a sus clientes es m谩s r谩pida y precisa.

Antecedente 5: 飩 Grupo Inmobiliario 脕gora desde el 2010 se dio cuenta de todos los problemas que ten铆an con la administraci贸n de papel, no ten铆an espacio y retrasaban los procesos empresariales, con la implementaci贸n de LaserFiche como soluci贸n para la digitalizaci贸n de documentos y gesti贸n documental, han mejorado el rendimiento en diversos departamentos.

Antecedente 6: 飩 IPD - Instituto Peruano del Deporte, implementado desde el 2016, en el 谩rea de OTDA 鈥 Oficina de Tramite Documentario, el sistema de digitalizaci贸n y gesti贸n documental permite la digitalizaci贸n, administraci贸n y gesti贸n de sus documentos internos y los documentos que ingresan por la ventanilla de mesa de parte. El software utilizado es Imaging Soft, software desarrollado en Per煤 por la empresa Imaging Corp SAC.

Antecedente 7: 飩 Dokmee 鈥 Sistema de Digitalizaci贸n y Gesti贸n Documentos, implementado en la empresa SAETA desde el 2015, permite realizar la digitalizaci贸n de sus documentos y la gesti贸n de los mismos, tambi茅n brindar servicios de digitalizaci贸n de documentos a sus principales clientes.

Antecedente 8: 飩 RENIEC 鈥 Sistema de Digitalizaci贸n y Gesti贸n Documentos, implementado desde el 2005, permite realizar la digitalizaci贸n de sus documentos y la gesti贸n de los mismos, la atenci贸n a sus usuarios se ha agilizado haciendo m谩s eficiente las respuestas a sus consultas.

2.1.1. Digitalizaci贸n de Documentos Digitalizaci贸n de documentos es el proceso de convertir documentos f铆sicos en formato digital. En la actualidad son varias las empresas que tienen almacenado grandes cantidades de documentos los que ocupan espacio f铆sico en las mismas empresas y por la cantidad se hace dif铆cil acceder de manera r谩pida a estos documentos. Este tipo de proceso puede ser tedioso, pero cuando ya se termin贸 de realizar presenta una ventaja muy productiva ya que se podr谩 disponer de informaci贸n de manera m谩s r谩pida y oportuna. Con el avance de la tecnolog铆a que existe en la actualidad, no contar con los documentos digitalizados, ser铆a una complicaci贸n lo cual llevar铆a a una p茅rdida de tiempo y dinero.

驴Cu谩l es la opini贸n de los que saben, sobre digitalizaci贸n de documentos y gesti贸n documental? Asumiendo que su empresa es un estudio de abogados. Lo m谩s probable es que tiene oficinas con grandes cantidades de archivadores de documentos con papel. En algunas ocasiones acceder a esta informaci贸n podr谩 ser necesario, como pueden ser sentencias o procesos judiciales de a帽os pasados. Para estos casos, podremos comprobar que teniendo la informaci贸n digitalizada y organizada ayuda a tener una buena ventaja para brindar una respuesta inmediata a los usuarios que la solicitan o generar mejores reportes. Otro ejemplo, puede ser el caso que su empresa maneje grandes cantidades de facturas de proveedores en formato papel, y que tambi茅n cuente con algunas en formato digital. En ambos casos, si no tiene total conocimiento de cuales est谩n en formato digital y cuales en papel, puede ocasionar que pierda demasiado tiempo en recuperar la informaci贸n. Por ese motivo lo m谩s recomendable es poder contar con todas los documentos en formato digital para asegurar la mejor administraci贸n y consulta. Ambas situaciones ser铆an ejemplos directamente relacionados con la gesti贸n de la documentaci贸n. En la Gu铆a de Gesti贸n Documental se puede encontrar la lista de todos los sectores que han sido beneficiados con la digitalizaci贸n de sus documentos.

2.1.2. Formas de digitalizar la informaci贸n Para comenzar a digitalizar sus documentos, lo primero que se puede pensar es el tiempo que tomara en escanear a mano grandes cantidades de documentos. Pero lo que debemos tener bien en claro es que este proceso ha cambiado gracias a los avances de la tecnolog铆a: actualmente podemos contar con esc谩neres que tienen una gran capacidad para digitalizar varias p谩ginas por minuto, otra alternativa es que este tipo de procesos los puede realizar una empresa especializada (subcontratar servicio). Antes de iniciar con el proceso, es importante definir si la mejor alternativa es contar con todos los recursos necesarios para realizar los procesos (compra de esc谩neres, equipos de c贸mputo, materiales varios, etc) o subcontratar dicho servicio con alguna empresa especializada. Se debe tomar en consideraci贸n las necesidades que tiene la empresa: como determinar la cantidad de documentaci贸n que se van a escanear, los recursos con los que se cuenta, contar con personal capacitado y disponible para realizar este tipo de trabajos, etc. Si la empresa decide realizar el escaneo de los documentos, debe considerar que hay una variedad de softwares con los que se puede realizar la digitalizaci贸n de documentos de manera organizada. Est谩n disponibles programas gratuitos pero se debe considerar que la informaci贸n a digitalizar sea poca; tambi茅n existen software licenciados si se busca una forma profesional de realizar los procesos. Otra opci贸n, es la de implementar un gestor documentos el cual debe contar con un m贸dulo de digitalizaci贸n o captura de documentos. Hay dos tipos de gestores, tenemos, con los que se puede digitalizar los documentos y tambi茅n, los gestores documentales en general.

El software de gesti贸n documental de Worki 360 cuentan con modulos para digitalizar documentos. Las diferentes opciones para digitalizar la informaci贸n son: Metodolog铆a a utilizar para la digitalizaci贸n de documentos Para asegurar la correcta captura de los documentos f铆sicos y cuidar la trazabilidad de los documentos desde el inicio de los procesos, nos basamos en una metodolog铆a de trabajo recomendada por los l铆deres mundiales del 鈥淒ocument Imaging鈥 La creaci贸n de im谩genes de documentos es una categor铆a de tecnolog铆a de la informaci贸n para sistemas capaces de replicar documentos com煤nmente utilizados en los negocios. Los sistemas de procesamiento de im谩genes pueden tomar muchas formas, incluyendo microfilmes , impresoras bajo demanda, m谩quinas de fax , fotocopiadoras , impresoras multifunci贸n , esc谩neres de documentos y microfilm.

Document Imaging significa la conversi贸n de archivos en papel (de cualquier tama帽o o descripci贸n) o microfilm / fiche a im谩genes digitales. La metodolog铆a a utilizar incluye el desarrollo de los siguientes procesos: 飩 Recepci贸n de Documentos Se procede a recepcionar los tomos, files, legajos, etc; se verifica la cantidad y estado de los mismos, la informaci贸n es validada, as铆 como la fecha de recepci贸n. Se procede a registrar a manera de control los documentos que se est谩n recepcionando.

飩 Armado de Lotes Se procede a agrupar los documentos por Lotes para facilitar la manipulaci贸n seguimiento de los documentos que se van a digitalizar, estos lotes tienen una numeraci贸n correlativa con la cual se puede llevar el control de los documentos que se van a digitalizar. 飩 Preparaci贸n de documentos Se procede a desdoblar las esquinas, pegar con cinta los documentos rotos y retirar todo aquello que pueda afectar una correcta digitalizaci贸n. 飩 Escaneo de documentos Se procede a configurar y calibrar el esc谩ner de manera que asegure un alto 铆ndice de calidad, escanear propiamente los documentos y revisar que pasen correctamente por el esc谩ner. 飩 Indexaci贸n Se procede a relacionar las im谩genes digitalizadas con su data correspondiente, con el fin de poder ubicar los documentos con rapidez y facilidad. 飩 Control de Calidad Se procede a verificar la nitidez y legibilidad de las im谩genes con su correspondiente documento f铆sico, se verifica si los datos de la estructura 脥ndice corresponden a los documentos. En caso se encuentre alg煤n documento que no sea legible o este mal escaneado pasar谩 a ser reprocesado. 飩 Reproceso Se procede a retirar del lote la(s) imagen(es) observadas, y se redigitalizan reemplazando la(s) imagen(es) observadas. 飩 Reconocimiento OCR de los documentos En este proceso el sistema realiza un reconocimiento al contenido de cada documento, es decir, reconoce la informaci贸n (texto) de cada imagen y la almacena como texto en la base de datos; de esta manera se puede ubicar cualquier documento digitando en el m贸dulo de b煤squeda cualquier palabra que contenga el documento, el sistema autom谩ticamente mostrara como resultado de la b煤squeda la parte del documento o documentos que contengan la palabra o texto que se utiliz贸 para la b煤squeda.

Ventajas de la digitalizaci贸n de documentos - Seguridad: Previene la p茅rdida o deterioro ante cualquier desastre o siniestro (incendios, atentados, robos, etc.) y ante factores externos (humedad, suciedad, tiempo, etc.). - Integridad total del archivo electr贸nico: No es posible la sustracci贸n ni la alteraci贸n de los documentos, es decir, las im谩genes se mantienen tal cual est谩n en la documentaci贸n f铆sica. - Acceso inmediato a su informaci贸n: La ubicaci贸n de los documentos se obtiene inmediatamente en el computador, ahorrando horas de b煤squeda manual. - Reducci贸n de espacio: Se pueden utilizar importantes 谩reas de su instituci贸n al ser liberadas. - Informaci贸n compartida: Un expediente pueden ser consultado por varios usuarios a la vez, desde diferentes lugares. - Seguridad electr贸nica: pueden restringirse permisos para determinados usuarios que vean solo la informaci贸n que les corresponde. - Legalidad: Mediante Leyes 26612 y 681, se aprueba el uso de las im谩genes como medio de sustento legal, consider谩ndose las mismas con el mismo valor legal que el documento original.

2.1.5. Gesti贸n Documental Cuando se habla de gesti贸n de informaci贸n no puede dejarse de lado la gesti贸n documental. Una buena gesti贸n de informaci贸n s贸lo puede conseguirse con una buena gesti贸n documental. La gesti贸n documental se basa en usar la tecnolog铆a y procedimientos que permiten una correcta administraci贸n, recuperaci贸n, preservaci贸n y el acceso a la informaci贸n generada en la empresa. Utilizar sistemas de gesti贸n documental por estos tiempos se ha convertido en un factor muy importante para las empresas. Las empresas tienen gran cantidad de documentos y esta informaci贸n sigue creciendo de manera acelerada y los sistemas de almacenamiento que se utilizaban antes presentan muchas deficiencias. Un sistema de gesti贸n documental nos asegura que la informaci贸n este organizada y se administre de manera eficiente, lo cual favorece la productividad de las empresas.

2.1.6. Definici贸n de sistema de gesti贸n documental Una correcta definici贸n de un sistema de gesti贸n documental es para los sistemas inform谩ticos que han sido desarrollados para administrar, almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa. Es la mejor manera de organizar los documentos e im谩genes digitales y que esta informaci贸n se encuentre centralizada y que los empleados accedan a la informaci贸n de manera r谩pida, f谩cil y sencilla. Tener organizada la informaci贸n es muy necesario e importante para que muchas compa帽铆as logren su 茅xito y por lo mismo, utilizar copias en papel resulta ser poco productivo. Para llevar una buena organizaci贸n, poder tener informaci贸n compartida y acelerar el flujo de trabajo de la manera m谩s conveniente, el sistema de gesti贸n documental debe cumplir con algunos requisitos necesarios. La Gu铆a de Gesti贸n Documental 2018, donde se describen las caracter铆sticas principales que debe tener un sistema de gesti贸n documentos.

2.1.7. Ventajas de los sistemas de gesti贸n documental Iniciar trabajos con un sistema de gesti贸n documental involucra la digitalizaci贸n de sus documentos en papel. Utilizando alg煤n esc谩ner, los documentos en formato f铆sico que se digitalicen ser谩n convertidos en documentos digitales los cuales se podr谩n almacenar en un repositorio centralizado. Estos procedimientos puede involucrar una demanda de trabajo, adem谩s de ser costoso, pero se debe considerar, que una correcta digitalizaci贸n que sea organizada y bien planificada es b谩sica para el adecuado funcionamiento del software de gesti贸n.

2.1.8. Localizaci贸n central Las empresas cuentan con varios de canales por los cuales reciben la informaci贸n. A consecuencia de esto, grandes cantidades informaci贸n quedan repartidas entre los sistemas que tenga una compa帽铆a. La soluci贸n es contar con un sistema de gesti贸n documental donde se pueda organizar y almacenar la informaci贸n que se genera del trabajo que a diario de la empresa. En el sistema se puede controlar qu茅 empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localizaci贸n gracias al mecanismo de asignaci贸n de permisos. Esta centralizaci贸n de la informaci贸n supone terminar con la b煤squeda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organizaci贸n agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.

2.1.9. Mejorar el flujo de trabajo Con un sistema de gesti贸n documental los flujos de trabajo en procesos se pueden hacer m谩s productivos y eficientes. Se podr谩 realizar la automatizaci贸n de las funciones, de esta manera se tendr谩 una imagen global de los procesos que se realizan en la empresa. Con este tipo de control de procesos se puede hacer seguimiento a las tareas incompletas, tener claro las que han terminado o automatizar las tareas repetitivas, ahorrando tiempo a la organizaci贸n.

2.1.10. Seguridad En la actualidad existen muchas empresas que mantienen sus documentos f铆sicos almacenados, de esta manera la posibilidad de que los documentos terminen perdidos o deteriorados es alta. Utilizar sistemas de gesti贸n documental ayuda a solucionar este tipo de problemas. Trabajando copias en formato digital de documentos en papel, el riesgo de p茅rdida se minimiza considerablemente, ya que no es necesario manipular los documentos f铆sicos. Con esta soluci贸n, la organizaci贸n cuenta con la seguridad de que toda su informaci贸n se encuentra protegida y centralizada en un solo sistemas, el mismo sistema desde el cual se puede recuperar la informaci贸n, adem谩s de poder recuperar la recuperaci贸n de los datos e im谩genes en caso de siniestros.

2.1.11. Compartir documentos Dependiendo la complejidad de los documentos, en muchos casos se necesita tener compartida esta informaci贸n. Trabajando con sistemas de gesti贸n documental esta tarea ser谩 m谩s f谩cil. El sistema permite crear de grupos de usuarios y accesos ilimitados al repositorio central, los documentos podr谩n ser administrados tanto de forma interna como externa. Los gestores de documentos permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes鈥) el acceso a la documentaci贸n que sea necesaria para la relaci贸n que mantienen. Si el usuario tiene los permisos necesarios puede descargar la informaci贸n y envi谩rsela v铆a email a alg煤n usuario que la requiera y que no tenga acceso al sistema.

2.1.12. Colaboraci贸n documental Una de las ventajas de trabajar con este tipo de soluciones es que hay sistemas donde varios usuarios pueden trabajar con un documento a la misma vez, mientras 茅ste alojado en un repositorio central. Los usuarios podr谩n acceder a una visi贸n general de un documento, de contar con el perfil autorizado podr谩 realizar modificaciones. La colaboraci贸n documental es parte de la productividad ya que permite, a los empleados de la compa帽铆a compartir ideas e informaci贸n de forma m谩s sencilla. Hay que tomar en cuenta que si el gestor de documentos no funciona correctamente, en la empresa los problemas de colaboraci贸n documental seguir谩n existiendo.

2.1.13. Control de versiones Seg煤n una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versi贸n incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A trav茅s de un historial de versiones, los sistemas de gesti贸n documental ofrecen la posibilidad de acceder a muchas versiones del texto para poder recuperar la informaci贸n, eliminarla o adicionarla. En el art铆culo Control de versiones encontrar谩 una explicaci贸n m谩s detallada de esta caracter铆stica.

2.1.14. Elegir un sistema de gesti贸n documental Existen en el mercado amplias opciones sistemas de gesti贸n documental. Donde podemos encontrar diversidad de precios, fabricantes, caracter铆sticas y modelos, decidirse por un sistema en particular es materia de an谩lisis, dependiendo las necesidades que se tengan como organizaci贸n. La Gu铆a de Gesti贸n Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado seg煤n el sector al que se dirigen para facilitar los procesos de selecci贸n de las empresas.

2.1.15. Seguridad de la Informaci贸n NTP ISO/IEC 27002 Las pol铆ticas de seguridad y lo relacionado a planes que aseguren contar con medidas de contingencia, son estructurados siguiendo algunos controles que se indica en la NTP ISO /IEC 27002, con lo cual se aseguran las categor铆as de protecci贸n para asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la informaci贸n reduciendo los riesgos de cualquier incidentes de seguridad. (Las claves, c贸digos de control de acceso, la seguridad f铆sica de los elementos o equipos, uso de estaciones de trabajo autorizadas)




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